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Comment faire votre comptabilité avec Smeetz

Ce guide vous explique comment gérer votre comptabilité en toute confiance en utilisant les données financières fournies par Smeetz.

Mis à jour cette semaine

ℹ️ Pour tirer le meilleur parti de ce guide, nous vous recommandons de consulter d’abord les articles suivants :

  • Résumé comptable : Un aperçu détaillé des statistiques du résumé comptable et de son fonctionnement.

  • Écritures comptables : Les données brutes des transactions qui alimentent les statistiques du résumé comptable.

  • Relevés de réservation : Une explication des différentes sections du relevé et comment les interpréter.

Comprendre vos rapports comptables

Il est essentiel de comprendre comment le relevé de réservation et le tableau de bord du résumé comptable fonctionnent ensemble — et pourquoi ils peuvent afficher des chiffres différents pour une même période.

Deux rapports, deux objectifs

Vous travaillerez avec deux principaux outils de reporting dans Smeetz :

1. Relevé de réservation

  • Généré automatiquement à une fréquence fixe (hebdomadaire ou mensuelle, selon vos conditions de versement).

  • Montre les ventes totales, les déductions (ex. : soldes clients, ventes hors ligne) et le montant net à verser.

  • Tous les montants incluent la TVA.

  • Utilisé principalement pour la prévision de trésorerie, le rapprochement des paiements et la validation des factures.

  • Non filtrable par plages de dates personnalisées — uniquement selon les périodes de paiement définies.

2. Tableau de bord du résumé comptable

  • Entièrement personnalisable par date, canal de vente, code comptable, etc.

  • Utilisé pour le reporting opérationnel et financier, l’allocation des revenus et frais, et la clôture des périodes comptables.

  • Affiche les données par date de transaction (réservation faite) ou date de reconnaissance des ventes (service fourni).

  • Relié aux écritures comptables pour des exports détaillés, prêts à être comptabilisés.

💡 Comme ces deux rapports ont des périmètres et des temporalités différents, il est normal d’observer des écarts entre ce qui a été vendu et ce qui a été encaissé.

Quand utiliser quel rapport ?

Cas d’usage

Rapport à utiliser

Suivre les paiements entrants et les frais

Relevé de réservation

Clôturer la comptabilité en fin de mois

Statistiques > Résumé comptable

Reconnaître les revenus et la TVA par produit

Statistiques > Résumé comptable

Savoir quand les paiements arriveront

Relevé de réservation

Analyser les ventes par canal ou code comptable

Statistiques > Résumé comptable

Préparer les écritures comptables

Écritures comptables

Comment utiliser les rapports ensemble ?

Le relevé de réservation montre combien d’argent vous allez recevoir. Le résumé comptable indique quand les revenus et les coûts doivent être comptabilisés.

Comme le relevé est basé sur les paiements attendus (et non les revenus gagnés), il est recommandé d’utiliser des comptes transitoires pour gérer les écarts.

Qu’est-ce qu’un compte transitoire ?

Un compte transitoire (ou compte de passage) permet de stocker temporairement des montants issus du relevé de réservation avant qu’ils soient validés et reclassés dans les bons comptes.

Ils permettent de :

  • Répartir ventes et frais sur plusieurs mois

  • Suivre les paiements non encore reçus

  • Éviter les erreurs lors des clôtures mensuelles

À la fin de chaque période :

  • Rapprochez les comptes transitoires à l’aide du Résumé comptable et de vos relevés bancaires

  • Reclassez les soldes dans les comptes définitifs pour un reporting précis

💡 Les comptes transitoires assurent que trésorerie et revenus sont enregistrés dans la bonne période.

Cas d’usage concret

Prenons un exemple concret pour illustrer comment traiter un relevé de réservation dans votre comptabilité.

📅 Scénario

Le 05-10-2024, vous recevez un relevé de réservation couvrant les réservations du 27-09-2024 au 04-10-2024.

💡 Rappel : le relevé est basé sur la date de transaction, pas la date de reconnaissance des ventes.

Aperçu de la page “Sales” du relevé de réservation

Cette section du relevé de réservation affiche les ventes totales pour la période sélectionnée, ainsi que les déductions correspondantes :

Élément

Montant

Description

Ventes totales

15,400

Valeur totale des réservations du 27-09 au 04-10

Solde client

-1,000

Paiements non encore reçus. Ces montants peuvent apparaître dans un relevé futur une fois les paiements régularisés. Aucun frais n’est prélevé.

Organisateur (hors Smeetz)

-4,400

Ventes en dehors de Smeetz (espèces, virement). Pas de frais.

Total des déductions

-5,400

Solde client + ventes externes

Solde du relevé

10,000

Il s’agit du montant net utilisé pour calculer les frais Smeetz et déterminer votre versement.

Aperçu de la page “Account” du relevé de réservation

Cette section indique le montant que Smeetz va transférer ainsi que les frais appliqués.

Élément

Montant

Description

Paiement du relevé

9,780

Montant transféré sur votre compte bancaire

Facture du relevé

220

Frais Smeetz, visibles dans la section "Invoice"

🧾 Écriture comptable suggérée (au 05-10-2024)

Voici comment cette transaction pourrait être enregistrée à l’aide de comptes transitoires :

Compte

Débit

Crédit

Compte de revenus transitoires

15,400

Compte paiements clients transitoires

1,000

Compte paiements externes transitoires

4,400

Compte frais Smeetz transitoires

220

Compte paiements clients transitoires

9,780

Clôturer vos comptes avec le Résumé comptable

Voyons maintenant comment utiliser le tableau de bord Résumé comptable pour clôturer correctement vos comptes à la fin d’une période — dans ce cas, le 30-09-2024.

Même si vous avez reçu un Relevé de réservations le 05-10-2024, celui-ci inclut des réservations sur deux mois différents :

  • Du 27 au 30 septembre → à comptabiliser en septembre

  • Du 01 au 04 octobre → à comptabiliser en octobre

Cette distinction est essentielle, car la comptabilité se base sur la date à laquelle le revenu est généré, et non sur la date de versement.


C’est pourquoi nous utilisons le Résumé comptable filtré par date de transaction pour isoler les données de septembre et garantir une reconnaissance correcte du chiffre d’affaires et de la TVA.

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