Rappel avant de commencer la lecture
Le relevé de réservations (Booking Statement) et le tableau de bord du résumé comptable (Accounting Summary) ont des objectifs différents et fonctionnent selon des périodes différentes. Il est important de comprendre cette distinction pour éviter toute confusion lors de la réconciliation des données.
Différences clés
Les relevés de réservations sont générés pour des périodes fixes (ex. : une semaine ou un mois) et ne sont pas personnalisables par date. Ils offrent un aperçu des paiements et frais.
Le tableau de bord du résumé comptable est entièrement filtrable par date et d'autres dimensions, ce qui permet de générer des rapports opérationnels et comptables pour n'importe quelle période personnalisée.
Par conséquent, des écarts peuvent exister entre ce qui a été vendu et ce qui a été payé sur une période donnée. Cela est normal et attendu.
Le Résumé Comptable expliqué
Le tableau de bord du résumé comptable fournit une vue opérationnelle complète des performances de vente de votre site. Vous pouvez suivre toutes les ventes avec différents filtres disponibles pour un reporting rapide et précis.
Pour y accéder :
Analytics > Comptabilité > Résumé Comptable
Veuillez consulter cet article pour mieux comprendre l’utilisation des filtres et personnaliser votre tableau de bord
1. Filtres expliqués
Pour afficher des données précises, cliquez toujours sur « Appliquer les filtres » après une modification (ex. : plage de dates ou canal de vente). Sinon, le tableau de bord ne se mettra pas à jour.
Filtres de type de date :
Date de validité :
La date de validité du billet.Pour les commandes de billets uniquement, la date de validité de chaque billet est utilisée.
Pour les commandes au détail, c'est la date de transaction qui est utilisée.
Pour les commandes mixtes (ticket + vente au détail), c'est la date du ticket la plus ancienne qui est utilisée pour l'ensemble de la commande.
Date de reconnaissance des ventes
Cette date est utilisée pour la comptabilité. Elle correspond généralement à la date de validité, sauf si le billet a été vendu avec une date de début antérieure. Dans ce cas, la date de transaction est utilisée pour éviter de modifier des périodes antérieures.Date de la transaction
Date à laquelle la transaction a été effectuée. C'est la seule date disponible pour les paiements et les remboursements.
Autres filtres :
Période : Sélectionnez une période ou désélectionnez-la pour afficher toutes les données.
Canal de vente : Filtrez par magasin en ligne, POS, kiosque, OTAs, etc.
Code comptable : Affiche uniquement les produits liés à un code comptable spécifique.
Nom du produit / du billet / de l'option
Relevé de réservation : Permet d'afficher les données relatives à une période de relevé spécifique.
Référence de la commande : Recherche d'une commande individuelle.
2. Rapport de vente
Ce rapport présente les produits vendus au cours de la période sélectionnée. Veillez à vérifier le type de date que vous utilisez (Transaction ou Reconnaissance des ventes).
Les colonnes sont les suivantes
Quantité : La quantité valide d'articles vendus.
Total HTVA. (avant remise).
Montant de la remise : Toute réduction ou déduction appliquée au prix initial du billet, résultant en un prix réduit pour la transaction.
Total hors taxe (après réduction).
TVA : Le montant de la TVA calculé pour la transaction.
Total TTC : le prix total, TVA comprise.
3. Rapport de paiement
Ce rapport montre comment les paiements ont été reçus au cours de la période sélectionnée.
Marketplace: Comprend les OTA tels que GetYourGuide..
Hors ligne : Couvre les paiements en espèces, les factures et les paiements par carte externe (non liés à Smeetz).
Smeetz Pay: Paiements par carte en ligne et sur place via Adyen (et Smeetz).
Les colonnes sont les suivantes :
# Nombre de transactions : Le nombre total de paiements enregistrés au cours de la période spécifiée.
Valeur du paiement : Le montant total des paiements reçus.
Valeur du remboursement : Le montant total remboursé pour les transactions.
Valeur des paiements et des remboursements : Total des paiements reçus moins les remboursements
4. Ordre de solde ouvert
Cette section met en évidence les déséquilibres par identifiant de réservation.
Valeur du rapport | Ce que cela signifie |
Montant positif | Le client doit encore effectuer un paiement (ex. : délai entre l'achat et le règlement, réservation partiellement payée) |
Montant négatif | Remboursement dû au client (ex. : billet annulé mais pas encore remboursé) |
5. Déclaration de TVA
Cette section se concentre sur les détails de la TVA.
Les colonnes sont les suivantes :
Quantité : La quantité valide de billets vendus.
Total hors taxe
TVA : Le montant de la TVA calculé pour la transaction.
Prix total : Le prix total, TVA comprise.
6. Rapport de dépenses
Vous trouverez ici tous les frais liés à Smeetz pour la période sélectionnée, regroupés par code comptable.
Les colonnes sont les suivantes
Frais de réservation
Frais de paiement fixes
Frais de paiement variables
Frais d'interchange
Frais de système
Frais de commission
Total des frais (hors TVA)
TVA sur les frais
Autres taxes
Total des frais (TVA incluse)
💬 Contactez votre gestionnaire de compte si vous avez des questions sur l'un des frais énumérés ici.
7. Pièces justificatives ouvertes
Il s'agit d'un tableau dans la section modifiable, ce qui signifie qu'il n'apparaît pas dans la présentation par défaut. Si vous souhaitez le voir, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur modifier > ajouter un tableau.
Vous trouverez ici les pièces justificatives avec les détails suivants :
Nom
Code
Date d'émission
Date d'expirationExpiry date
Valeur initiale
Valeur remboursée
Valeur ouverte
Lorsque vous sélectionnez une date dans le filtre de l'intervalle de dates, le tableau vous montrera les codes existants avec leur valeur ouverte à la date de fin de l'intervalle que vous avez sélectionné.
Exemple :
En sélectionnant la plage du 1er au 7 janvier, vous obtiendrez les codes émis avant et jusqu'au 7 janvier avec leur valeur ouverte le 7 janvier, quelle que soit la date de début ; en sélectionnant uniquement le 7 janvier, vous obtiendrez les mêmes résultats.
Le tableau exclut les bons entièrement échangés ou annulés à la date filtrée puisqu'ils n'ont pas de valeur ouverte.
Les bons périmés apparaissent toujours car leur valeur est encore ouverte.
Questions courantes et sources d'erreurs
1. Filtres et rapports incohérents
Soyez vigilant lorsque vous utilisez des filtres d'une session à l'autre. La modification des filtres - en particulier les canaux de vente ou les types de date - peut entraîner des incohérences dans les rapports.
Exemple
Si vous filtrez uniquement sur le commerce électronique, mais que certaines commandes ont été modifiées ultérieurement dans le back-office, elles n'apparaîtront plus dans le rapport.
💡 Pour éviter toute confusion, limitez le nombre de filtres appliqués lors de l'examen des indicateurs clés.
2. Pourquoi le rapport sur le chiffre d'affaires et le rapport sur les modes de paiement sont-ils différents ?
Ces rapports sont basés sur des types de dates différents :
Rapport sur le chiffre d'affaires : indique le chiffre d'affaires par date de vente/transaction.
Rapport sur les modes de paiement : indique les paiements par date de paiement
Cela signifie que :
Une vente effectuée un jour et payée quelques jours plus tard apparaîtra dans des périodes différentes.
Ce décalage peut entraîner des disparités dans les totaux lorsque l'on utilise une plage de dates spécifique.
Utilisez le rapport sur les mouvements de débit et de crédit pour voir la différence entre les ventes et les paiements, ventilée par commande.
Vous pouvez également les consulter sous Commandes > Commandes avec solde.
3. Paiements par carte-cadeau dans le rapport sur les modes de paiement
Les cartes-cadeaux créent plusieurs entrées de paiement à différents stades d'utilisation. Voici comment elles apparaissent dans vos rapports :
Lorsque les cartes cadeaux sont achetées :
Entrée positive : S'affiche en tant que mode de paiement
Entrée négative : Apparaît en tant qu'émission de bons, car la valeur n'a pas encore été utilisée et n'est pas comptabilisée dans les recettes.
Exemple
3 cartes cadeaux sont achetées pour 90 CHF
Le rapport sur le mode de paiement indique :
+90 sous TWINT
–90 pour l'émission de bons
À ce stade, les cartes cadeaux sont enregistrées en tant que passif (produit différé) et non en tant que ventes.
Lorsque les cartes cadeaux sont utilisées :
L'échange apparaît comme une entrée positive dans les échanges de bons.
La vente est désormais incluse dans le rapport de chiffre d'affaires et liée au produit final acheté.
💡 Une fois échangées, les cartes-cadeaux deviennent le mode de paiement utilisé pour l'achat du billet, et le produit est comptabilisé.
4. Différences de rapprochement dues au paramétrage des frais de Smeetz Pay.
Si l'option « Facturer les frais Smeetz Pay au client ? » est activée, une partie des frais est répercutée sur l'utilisateur final. Il en résulte que :
Vos ventes déclarées x prix peuvent ne pas correspondre au total récapitulatif, car les frais de paiement sont déduits séparément.
Cela peut avoir une incidence sur l'affichage des recettes et doit être pris en compte lors de la réconciliation avec le relevé des réservations.
5. Suivi des liquidités par code comptable
Si vous souhaitez suivre l'encaissement par code comptable, nous vous recommandons de:
créer des codes comptables distincts pour les ventes en ligne et les ventes sur place.
Cela permet d'obtenir des rapports plus détaillés dans le résumé comptable et les écritures de journal.
Importance de la définition des codes comptables
Les codes comptables sont essentiels pour:
organiser vos revenus et vos dépenses
Suivre les données financières par produit, département ou canal de vente
Rapprocher les réservations et les paiements avec précision.
Veillez à attribuer un code à chaque produit lors de la configuration de Smeetz.
6. Les relevés comptables reflètent la date de la transaction
Les relevés de réservation sont basés sur la date de transaction (date à laquelle la réservation a été effectuée), et non sur la date de comptabilisation des ventes. Cela signifie que :
Les paiements peuvent être encore en attente au moment de la génération.
Ces différences se reflètent dans la ligne du solde client du relevé de réservation.
Utilisez le résumé comptable pour faire correspondre les recettes et les coûts à la période comptable correcte.
7. Cohérence des données pour le graphique "Bons en suspens
Le graphique « Bons en suspens » est conçu pour fournir un aperçu historique de vos obligations en matière de bons en suspens à une date spécifique. Les données qu'il présente sont calculées sur la base du statut du titre à la date de fin de la période que vous sélectionnez dans les filtres.
Étant donné que toutes les transactions relatives aux bons (émissions et remboursements) sont enregistrées à une date fixe, la « valeur ouverte » à une date donnée est immuable. Si vous exécutez un rapport aujourd'hui pour la date de clôture du mois dernier, il affichera exactement les mêmes données que si vous l'exécutez dans un an pour la même date. Les rachats effectués après la date de clôture sélectionnée n'auront aucune incidence sur l'aperçu historique.
Exemple:
Si vous filtrez pour la date du 31 janvier, le graphique montrera la valeur ouverte de tous les bons tels qu'ils étaient à la fin de cette journée. Cette valeur ne changera jamais pour cette date spécifique, ce qui vous permet de toujours obtenir un rapport cohérent et précis pour les périodes comptables passées.