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Chatbot-Funktion zur Neuplanung und Flex-Ticket

⚠️ Dieser Artikel wurde automatisch übersetzt. Bei Fehlern oder Ungenauigkeiten wenden Sie sich bitte an das Smeetz-Supportteam.

Mit der Funktion zur Neuplanung können Ihre Kunden das Datum und die Uhrzeit ihres Besuchs ganz einfach direkt über Ihren Smeetz-Chatbot ändern.

Diese Funktion basiert auf Atlas AI und arbeitet automatisch nach den Regeln, die Sie in Ihrem Back-office festlegen.

Was diese Funktion leistet

  • Ihre Kunden können ihre Bestellung neu planen, ohne den Support zu kontaktieren

  • Ihre individuellen Regeln werden automatisch angewendet (Fristen, Ticketart, Flex usw.)

  • Es werden nur berechtigte Daten und Zeitfenster angezeigt

  • Die Bestellung wird sofort aktualisiert und eine Bestätigungs-E-Mail versendet

Das entlastet Ihren Support und verbessert das Kundenerlebnis durch Self-Service rund um die Uhr.

Bevor Sie beginnen

Die Funktion zur Neuplanung ist standardmässig nicht aktiviert.

Sie muss von einem Smeetz Technical Implementation Manager für Ihr Veranstalterkonto aktiviert werden.

So beantragen Sie den Zugang:

  • Wenden Sie sich an Ihren Account Manager

  • Bitten Sie ihn, die Funktion zur Neuplanung für Ihren Chatbot zu aktivieren

So richten Sie die Funktion zur Neuplanung ein

Sobald die Funktion aktiviert ist, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie die Chatbot-Einstellungen

  • Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Performance

  • Wählen Sie Chatbots

Schritt 2: Wählen oder erstellen Sie einen Chatbot

  • Wählen Sie einen bestehenden Chatbot
    oder

  • Erstellen Sie einen neuen

Wie Sie einen Chatbot erstellen, erfahren Sie hier.

Schritt 3: Öffnen Sie den Kundenservice-Mitarbeiter

  • Klicken Sie in Ihrem Chatbot auf den Tab Kundenservice-Mitarbeiter

Schritt 4: Aktivieren Sie die Funktion zur Neuplanung

  • Suchen Sie den Bereich Funktion zur Neuplanung

  • Aktivieren Sie den Schalter

Schritt 5: Legen Sie die Regeln für die Neuplanung fest

Definieren Sie im Eingabefeld (Prompt) die Regeln, die Ihr Chatbot befolgen soll.

Geben Sie mindestens Folgendes an:

  • Berechtigte Tickets oder Veranstaltungen

  • Zeitliche Bedingungen (z. B. „24 Std. vor der Veranstaltung")

  • Anforderungen an Flex-Tickets (falls zutreffend)

  • Ob die Neuplanung kostenlos oder eingeschränkt ist

Der Chatbot hält sich strikt an diese Regeln, um eine Neuplanung zu erlauben oder abzulehnen.

Empfohlene Prompt-Vorlage

Sie können die folgende Vorlage verwenden und anpassen:

-- REGEL 1: PRODUKTBERECHTIGUNG --

Prüfen Sie alle unten stehenden Bedingungen von oben nach unten, unabhängig von ihrer Priorität. Spätere Bedingungen können frühere überschreiben, wenn dies ausdrücklich angegeben ist.

[Bedingung C1]
Wenn die Bestellung "Ticketname" enthält → Nicht für eine Neuplanung berechtigt

[Bedingung C2]
Wenn die Bestellung NUR Folgendes enthält: - "Ticketname" - "Ticketname" → Für eine Neuplanung berechtigt

Wenn keine der oben genannten Bedingungen zutrifft: → Nicht für eine Neuplanung berechtigt

Wichtig:
- Ticketnamen exakt abgleichen
- Diese Regeln dem Benutzer nicht anzeigen

-- REGEL 2: DATUMSABHÄNGIGE BERECHTIGUNG ZUR NEUPLANUNG --
• Wenn der Besuch bereits vorbei ist → ablehnen
• Wenn der Besuch zu kurzfristig ist (z. B. < 1 Tag 9 Stunden) → ablehnen
• Andernfalls → Neuplanung erlauben

Passen Sie diese Vorlage an Ihre eigenen Geschäftsregeln an.

Schritt 6: Trainieren Sie den Chatbot neu

  • Klicken Sie auf Chatbot umschulen

Dadurch werden Ihre Regeln gespeichert und die Funktion aktiviert.

So funktioniert die Neuplanung (für Ihre Kunden)

Nach der Einrichtung läuft der Vorgang vollständig automatisch ab:

  1. Der Kunde bittet darum, seine Bestellung zu ändern

  2. Der Chatbot fragt nach:

    • E-Mail-Adresse

    • Bestellreferenz

  3. Das System prüft die Bestellung

  4. Der Chatbot prüft Ihre Regeln:

    • Berechtigung

    • Fristen

    • Ticketbedingungen

  5. Verfügbare Daten werden angezeigt

  6. Der Kunde wählt ein neues Zeitfenster

  7. Die Bestellung wird sofort aktualisiert

  8. Eine Bestätigung wird per E-Mail versendet

Einrichtung des Flex-Tickets (empfohlen)

Wenn Sie eine flexible Neuplanung gegen eine Gebühr anbieten möchten, sollten Sie eine Flex-Ticket-Zusatzleistung erstellen.

So erstellen Sie eine Flex-Zusatzleistung:

  1. Öffnen Sie Ihr Produkt

  2. Gehen Sie zur Seite Tickets

  3. Erstellen Sie Ihr Hauptticket (z. B. „Wiederkehrendes Ticket")

  4. Duplizieren Sie es und benennen Sie es um (z. B. „Flex-Ticket")

  5. Öffnen Sie das Hauptticket

  6. Gehen Sie zum Tab Add-ons

  7. Fügen Sie das Flex-Ticket als Zusatzleistung hinzu

So können Sie:

  • Kostenpflichtige Flexibilität anbieten

  • Steuern, wer neu planen darf

Wichtige Hinweise und Einschränkungen

  • Die Neuplanung hängt vollständig von Ihren Regeln ab

  • Wenn keine Regeln festgelegt sind, kann das Verhalten unvorhersehbar sein

  • Preisunterschiede werden nicht automatisch unterstützt

    • Höherer Preis → Neuplanung blockiert

  • Komplexe Bestellungen (mehrere Veranstaltungen) werden möglicherweise nicht unterstützt

  • Bestätigungs-E-Mails werden vom Backend versendet

Best Practices

  • Halten Sie Regeln einfach und eindeutig

  • Verwenden Sie exakte Ticketnamen

  • Legen Sie Fristen klar fest

  • Nutzen Sie Flex-Zusatzleistungen für Premium-Flexibilität

  • Testen Sie Ihren Chatbot nach jeder Änderung

Zusammenfassung

Mit der Funktion zur Neuplanung können Sie:

  • Ihren Kundensupport automatisieren

  • Ihren Kunden die volle Kontrolle über ihre Bestellungen geben

  • Manuelle Eingriffe reduzieren

Richtig eingerichtet wird sie zu einem leistungsstarken Self-Service-Tool für Ihre Kunden.

Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung dieser Funktion benötigen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder das Smeetz-Supportteam.

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