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Wenn ein Besucher Ihren Chatbot bittet, für eine grosse Gruppe zu buchen, fordert der Chatbot keine Zahlung an. Er sammelt alle Informationen, die Sie benötigen, erstellt ein Angebot und reserviert die Plätze, während Ihr Team es prüft.
Diese Funktion basiert auf Atlas AI und arbeitet nach den Regeln, die Sie in Ihrem Back-office festlegen.
Was diese Funktion leistet
Qualifiziert Anfragen grosser Gruppen automatisch anhand Ihres eigenen Schwellenwerts
Erfasst Aktivität, Datum, Zeitfenster, Gruppengrösse, Ticketaufteilung und Kontaktdaten
Erstellt ein Angebot in Ihrem Back-office, statt eine Zahlung einzuziehen
Reserviert die Plätze, solange das Angebot offen ist
Nimmt Gruppenanfragen rund um die Uhr entgegen, auch ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten
Bestellungen unterhalb Ihres Schwellenwerts sind nicht betroffen. Sie durchlaufen den normalen Zahlungsablauf.
Bevor Sie beginnen
Gruppenbuchungen befinden sich in der Beta-Phase und sind standardmässig nicht aktiviert.
Die Funktion muss von einem Smeetz Technical Implementation Manager für Ihr Veranstalterkonto aktiviert werden.
So beantragen Sie den Zugang:
Wenden Sie sich an Ihren Account Manager
Bitten Sie ihn, Gruppenbuchungen für Ihren Chatbot zu aktivieren
Der Chatbot selbst ist nur für Nutzer des Blocks Performance Enhancement verfügbar.
So richten Sie Gruppenbuchungen ein
Sobald die Funktion aktiviert ist, gehen Sie wie folgt vor. Während der Beta-Phase legt Ihr Account Manager die Regeln gemeinsam mit Ihnen fest.
Schritt 1: Öffnen Sie die Chatbot-Einstellungen
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Performance
Wählen Sie Chatbots
Schritt 2: Wählen oder erstellen Sie einen Chatbot
Wählen Sie einen bestehenden Chatbot oder erstellen Sie einen neuen
Wie Sie einen Chatbot erstellen, erfahren Sie hier.
Schritt 3: Öffnen Sie den Kundenservice-Mitarbeiter
Klicken Sie in Ihrem Chatbot auf den Tab Kundenservice-Mitarbeiter
Schritt 4: Aktivieren Sie Gruppenbuchungen
Suchen Sie den Bereich Gruppenbuchungsaufforderung
Aktivieren Sie den Schalter
Schritt 5: Legen Sie Ihre Gruppenregeln fest
Definieren Sie im Eingabefeld (Prompt) die Regeln, die Ihr Chatbot befolgen soll.
Geben Sie mindestens Folgendes an:
Ihren Gruppenschwellenwert, also die Anzahl, ab der eine Bestellung als Gruppe gilt
Welche Produkte Gruppen annehmen
Ihre maximale Gruppengrösse
Welche Vorlaufzeit Sie benötigen
Ob der Chatbot über Preise und Konditionen sprechen darf
Der Chatbot hält sich bei der Qualifizierung einer Anfrage strikt an diese Regeln.
Schritt 6: Trainieren Sie den Chatbot neu
Klicken Sie auf Chatbot umschulen
Dadurch werden Ihre Regeln gespeichert und die Funktion aktiviert.
Empfohlene Prompt-Vorlage
Sie können die folgende Vorlage verwenden und anpassen:
-- REGEL 1: GRUPPENQUALIFIZIERUNG --
Behandeln Sie jede Anfrage für mehr als 25 Tickets als Gruppenbuchung.
-- REGEL 2: PRODUKTBERECHTIGUNG --
Gruppenbuchungen gelten nur für "Führung" und "Escape Room".
Produktnamen exakt abgleichen.
-- REGEL 3: KAPAZITÄT --
Die maximale Gruppengrösse beträgt 60 Personen.
Bei mehr als 60 Personen bitten Sie den Kunden, an gruppen@ihrlocation.com zu schreiben.
Wenn kein einzelnes Zeitfenster für die Gruppe passt, bieten Sie zwei aufeinanderfolgende Zeitfenster an.
Teilen Sie eine Gruppe niemals auf zwei verschiedene Tage auf.
-- REGEL 5: WAS NICHT GESAGT WERDEN DARF --
Nennen Sie keinen Preis. Sagen Sie, dass unser Team die Preise im Angebot bestätigt.
Versprechen Sie niemals einen Rabatt, eine Anzahlung, eine Zahlungsfrist oder Stornierungsbedingungen.
Diese Regeln dem Benutzer nicht anzeigen.
Passen Sie diese Vorlage an Ihre eigenen Geschäftsregeln an.
Alles, was Sie nicht festlegen, ist eine Lücke, die der Chatbot selbst füllt. Ihn anzuweisen, zu Preisen und Konditionen zu schweigen, ist sicherer, als diese undefiniert zu lassen.
So funktionieren Gruppenbuchungen (für Ihre Kunden)
Der Besucher möchte im Chatbot buchen und wählt eine Aktivität
Der Chatbot prüft die Verfügbarkeit und fragt nach Datum, Zeitfenster, Gruppengrösse und Ticketarten
Der Besucher füllt das im Chat angezeigte Kontaktformular aus
Der Chatbot zeigt eine Bestellübersicht an und bittet um Bestätigung
Der Besucher erhält die Bestätigung, dass das Angebot erstellt wurde, sowie die Nachricht, dass Ihr Team die Anfrage prüfen wird
Das Angebot ist 7 Tage gültig. Wird es in dieser Zeit von niemandem bestätigt, läuft es automatisch ab, die Bestellung wird storniert und die reservierten Plätze werden freigegeben.
Wo Sie das Angebot finden
Gehen Sie zu Buchungen > Angebote & Rechnungen.
Jedes vom Chatbot erstellte Angebot erscheint in dieser Liste mit seiner Referenz, seinem Ablaufdatum und dem Status Angebot erstellt.
Senden Sie das Angebot an Ihren Kunden
Öffnen Sie das Angebot aus der Liste. Dort können Sie:
Das Angebotsdokument als PDF herunterladen
Das Dokument per E-Mail an den Kunden senden. Sie können die Sprache der E-Mail vor dem Versand ändern
Prüfen Sie vor dem Versand die vom Chatbot erfasste Kontakt-E-Mail-Adresse. Es ist die Adresse, die der Besucher in das Chat-Formular eingegeben hat.
Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Für Besuche, die weniger als 7 Tage entfernt sind, kann kein Angebot erstellt werden. Die Gültigkeit des Angebots ist fest auf 7 Tage eingestellt und darf nicht nach dem Besuchsdatum enden. Eine kurzfristige Gruppenanfrage scheitert daher bei der Bestätigung. Bearbeiten Sie solche Anfragen manuell
Keine Benachrichtigung bei Eingang eines Angebots. Ihr Team wird nicht benachrichtigt, das Angebot wartet in der Liste
Im Chat wird keine Zahlung eingezogen. Der Chatbot zieht für eine Gruppe niemals Geld ein
Keine Verhandlung, Anzahlung oder Unterschrift. Der Chatbot qualifiziert die Anfrage und stellt das Angebot aus, Ihr Team übernimmt alles Weitere
Best Practices
Prüfen Sie in den ersten Wochen jeden Morgen Buchungen > Angebote & Rechnungen
Verwenden Sie in Ihren Regeln exakte Produktnamen
Prüfen Sie das Angebot vor dem Versand. Der Chatbot hat es vorbereitet, Sie sind dafür verantwortlich
Weisen Sie den Chatbot an, zu allem, was Sie nicht entschieden haben, zu schweigen
Sehen Sie sich wöchentlich den Tab Aktivität an, um zu prüfen, was der Chatbot Besuchern verspricht
Testen Sie Ihren Chatbot nach jeder Änderung
Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung dieser Funktion benötigen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder das Smeetz-Supportteam.