1. Ventes internes à partir du back-office
La page Créer une vente vous permet d'effectuer des réservations via le back-office de Smeetz.
Dans cette section, vous pouvez
Créer une commande, qui convient surtout à vos participants réguliers.
Si un client appelle pour acheter un billet mais ne peut pas ou ne préfère pas réserver en ligne, vous pouvez traiter la réservation directement à partir de votre application Smeetz.
Vous pouvez effectuer des ventes via des méthodes de paiement non disponibles en ligne ou permettre aux clients de payer le solde à la porte.
Créez un devis ou une facture directe adaptée à vos clients professionnels.
Par exemple, si vous avez une visite d'école et que vous devez d'abord envoyer un devis, qui devient une facture une fois approuvée par l'école.
Créer une vente VS le point de vente
Le flux « Créer une vente » du back-office est conçu pour effectuer des réservations, modifier des réservations et gérer des groupes importants.
Le flux « Point de vente/POS » est conçu pour vendre à la porte à des clients qui se présentent.
2. Comment créer une commande dans le back-office
Cliquez sur Créer > Créer une vente > Commande.
2.1. Section des participants
Vous pouvez ajouter des informations personnelles pour chaque participant, mais cela est facultatif
Vous pouvez sélectionner un client existant ou ajouter des données pour en créer de nouveaux.
2.2 Section Détails de la commande
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur ajouter un billet pour sélectionner un produit et des billets ou sur ajouter un article pour sélectionner des produits de détail.
Pour les produits :
Sélectionnez le produit que vous souhaitez réserver..
Sélectionnez le billet avec la date et l'heure correctes.
Si vous avez un billet avec plan de salle, choisissez une place..
Ensuite, sélectionnez la quantité de chaque catégorie de billets.
En dessous de chaque participant se trouveront les champs personnalisés que vous avez présélectionnés pour chaque détenteur de billet, plus d'informations sur les champs personnalisés dans cet article.
Les add-ons, sous choisissez vos options, peuvent être choisis pour chaque participant s'ils ont été créés et associés au billet (comment créer des add-ons).
Pour les produits de vente au détail
Il suffit de sélectionner la quantité
Une fois la quantité de chaque article sélectionnée, vous pouvez modifier le prix si vous le souhaitez > cliquez sur mettre à jour.
Vous avez également la possibilité de créer une vente regroupant plusieurs produits/activités en même temps. Pour ajouter un billet, il suffit de cliquer sur ajouter un billet/article.
2.3 Section des informations de réservation
Si vous avez configuré des champs personnalisés au niveau de la réservation (par ex. nom, numéro de téléphone, adresse), vous pourrez alors saisir ces détails (si vous n'avez pas encore configuré de champs personnalisés et que vous souhaitez saisir des données supplémentaires sur le client, veuillez suivre les étapes ici : Créer des champs personnalisés).
Vous pouvez rechercher un client pour remplir ces données plus rapidement.
2.4 Section des réductions et des cartes-cadeaux
Vous pouvez ajouter un code promo ou une carte-cadeau/un bon d'achat, si le client en a un à échanger.
Sélectionnez Ajouter une remise ou un code de réduction
Une réduction peut être appliquée avec un montant fixe ou avec un pourcentage.
Un code de réduction vous donne la possibilité d'appliquer un code promo ou d'échanger un code de carte cadeau.
Si le code est valide, la réduction sera automatiquement appliquée, lisez ces articles si vous voulez plus d'informations sur les codes promo et les cartes cadeaux.
Cliquez sur appliquer avant de passer à la section suivante.
Vous pouvez appliquer des réductions supplémentaires en sélectionnant à nouveau Ajouter une réduction.
2.5 Section Paiements
Choisissez d'abord un type de paiement en fonction de l'organisation
Carte externe (POS) : Lorsque les transactions sont enregistrées, mais que le paiement est effectué par l'intermédiaire d'un fournisseur externe.
Carte (POS) : Lorsque les paiements sont traités par Smeetz et Adyen. Sélectionnez le terminal de paiement.
Espèces : Les transactions en espèces sont enregistrées.
TWINT ( POS) : Les transactions TWINT sont enregistrées
Facture (POS) : Les transactions par facture sont enregistrées. Vous devrez rapprocher les paiements avec votre banque.
Virement bancaire ( POS) : Les transactions de virement bancaire sont enregistrées : Les transactions par virement bancaire sont enregistrées. Vous devrez rapprocher les paiements avec votre banque.
Invitation (POS)
A facturer : un virement bancaire est en attente pour régler la commande.
Lien de paiement : génère un lien avec lequel l'utilisateur peut payer, plus d'informations dans cet article.
Un client peut utiliser plus d'un mode de paiement pour une même commande (par exemple, 50 % par carte et 50 % en espèces). Pour ce faire, il suffit d'« Ajouter » un paiement et de s'assurer que les montants sont corrects.
Vous devez cliquer sur appliquer pour valider chaque paiement. Il s'affichera alors dans un cadre vert.
2.6 Section Vue d'ensemble
Vous verrez ici le résumé de la commande.
2.7 Compléter la commande
Une fois que tout a été rempli, cliquez sur Terminer la commande, en bas à droite.
Si vous n'avez pas sélectionné le montant total dans la section paiement et que vous souhaitez compléter la commande avec un solde, cette fenêtre s'affiche. Confirmez, et le client pourra payer la commande ultérieurement.
Une fois la vente terminée, une fenêtre contextuelle s'affiche, vous donnant la possibilité de:
d'imprimer les tickets
de télécharger les tickets/reçus
d'envoyer les tickets/reçus par courrier électronique
Modifier la commande en cours
Commencer une nouvelle vente à partir de zéro ou avec les données actuelles
Automatisez le processus de paiement de vos factures en utilisant ce lien de paiement (uniquement si un lien de paiement a été sélectionné).
Allez dans Commandes > Commandes terminées ou Commandes en attente pour trouver les commandes que vous avez créées. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la gestion des commandes, vous pouvez consulter cet article.
En outre, vous pouvez trouver plus d'informations sur la façon d'annuler et de rembourser une commande et sur le fonctionnement des soldes dans cet article.
3. Comment créer un devis/facture dans le back-office
La majeure partie du processus est la même que celle décrite ci-dessus pour la création d'une commande.
Voici les principales différences :
Sous les informations de réservation
Ajoutez la référence du document : Cette référence apparaîtra sur la page du devis et de la facture, mais aussi sur le document lui-même, ce qui permet de le retrouver facilement.
Ajouter une date d'expiration du document
Si vous appliquez un mode de paiement, vous ne pourrez créer qu'une facture. Pour créer un devis, laissez cette section vide.
Pour les factures, vous disposez d'une nouvelle option de paiement
Lien de paiement : automatisez le processus de paiement en envoyant des liens de paiement qui sont mis à jour en direct une fois que le paiement a été traité. Le statut du paiement et le statut de la facture seront tous deux mis à jour.
Sélectionnez la date de paiement, appliquez le paiement et un lien de paiement sera créé.
Vous pouvez envoyer directement ce lien de paiement au client qui remplira les informations relatives à sa carte de crédit. Plus d'informations dans cet article.
Une fois que tout a été rempli, cliquez sur créer un devis ou créer une facture.
Après chaque création, vous arriverez sur les pop-ups suivants vous donnant la possibilité de
Modifier la commande en cours
Télécharger le document créé
Envoyer le document
Envoyer le document avec le lien de paiement (si vous avez choisi ce mode de paiement)
Voici à quoi ressemble votre document :
Voici à quoi ressemble votre courriel :
Allez dans Commandes > Devis et factures pour trouver les documents que vous avez créés.
Pour plus d'informations sur la gestion des devis et des factures, consultez cet article.