Gérer les réservations en attente de confirmation

Cet article explique le processus à suivre au niveau des réservations qui doivent être approuvées ou refusées par l'organisateur.

Pourquoi créer des tickets en attente de confirmation
Comment créer des tickets en attente de confirmation
Comment approuver ou refuser les réservations

1. Pourquoi créer des tickets en attente de confirmation

Sur votre compte Smeetz for Business, vous avez la possibilité de créer des tickets qui doivent être approuvés ou refusés une fois qu'ils ont été réservés. Le client demande un créneau de réservation et ne sera facturé que lorsque la réservation aura été confirmée par l'organisateur.

Ce type de ticket est avantageux pour les organisateurs qui accordent beaucoup d'importance à la gestion des participants. Par exemple :

si la capacité maximale des participants est limitée
si la manifestation est complète et comporte une liste d'attente
si l'événement ne convient qu'à des personnes spécifiques
si l'événement ne peut avoir lieu que par des conditions météorologiques particulières, etc.

2. Comment créer des tickets en attente de confirmation

Afin de créer un ticket qui devra être confirmé par l'organisateur lors de la réservation, veuillez suivre les étapes suivantes :

Créez un produit : Créer > Produit
Créez un ticket : Produits > Sélectionnez le produit > Tickets > Créer un ticket > choisir le type de ticket souhaité
Allez sous Flux de charges > Cochez "Doit être confirmé et prélevé après confirmation"
Sauvegardez et mettez le ticket en vente : Détails de l'activité > Statut de publication > Publié

Lors de la création du ticket, nous vous recommandons d'informer vos clients que cette réservation devra d'abord être acceptée de votre côté avant d'être confirmée. Vous pouvez laisser cette information dans la description du billet (informations pratiques). Cela pourrait éviter une confusion potentielle pour vos clients

3. Comment approuver ou refuser les réservations

Une fois qu'un client a effectué sa réservation, il reçoit un courrier électronique dans lequel il est précisé que sa réservation est en attente de confirmation. En tant qu'organisateur, vous devrez alors confirmer ou refuser la réservation.

Pour ce faire, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Commandes > Commandes en suspens
Sélectionnez les participants que vous souhaitez accepter ou refuser en cochant la case située devant leur numéro de commande. Pour sélectionner toutes les personnes en même temps, cochez la case dans l'en-tête.
Sélectionnez Actions et choisissez soit Accepter les commandes, soit Refuser les commandes

Une fois que vous avez accepté une réservation, le participant et sa réservation apparaîtront automatiquement dans la liste des participants. Le client recevra un email de confirmation avec son billet et son QR-Code.

Si vous déclinez sa commande, il recevra également un email lui précisant que celle-ci n'a pas été acceptée.