Le tableau de bord de réconciliation des bons vous offre une vue par bon du cycle de vie de vos bons : ce qui a été émis, combien a été utilisé, ce qui reste, et la valeur offerte que vous avez accordée. Deux tableaux liés composent ce tableau de bord, Vue d'ensemble des bons et Journal des transactions du bon, tous deux alimentés par vos écritures comptables.
Ce tableau de bord répond à des questions comme :
"Quel est mon passif total en bons en cours actuellement, et quels bons le composent ?"
"Quelle valeur offerte ai-je accordée sur ce bon en particulier ?"
"Quand ce bon a-t-il été utilisé, où, et que reste-t-il dessus ?"
"Ce bon a-t-il expiré, été entièrement utilisé, ou est-il toujours actif ?"
Tableau récapitulatif des bons
Une ligne par bon, résumant son état actuel.
Colonne | Signification |
Code du bon | Code unique que les clients utilisent pour identifier leur bon. |
Date d'émission | Date de création du bon. |
Date d'expiration | Date à laquelle la période de validité du bon prend fin. |
ID de l'organisateur émetteur | Organisateur ayant émis le bon. |
Valeur initiale | Valeur faciale à l'émission, soit ce que le client peut dépenser au total. |
Valeur bonus | Valeur offerte totale sur le bon, incluant la différence entre la valeur faciale et le prix payé ainsi que toute remise promotionnelle appliquée après l'achat. |
Statut actuel | L'un des suivants : Actif, Partiellement utilisé, Utilisé, Expiré, Annulé (définitions ci-dessous). |
Total utilisé | Valeur faciale nette consommée par le client (utilisations moins remboursements). |
Solde restant | Valeur faciale encore dépensable sur le bon. |
Définitions des statuts
Actif : le bon est valide et conserve l'intégralité de sa valeur faciale d'origine.
Partiellement utilisé : le bon a été utilisé pour une partie de sa valeur faciale ; un solde subsiste.
Utilisé : le bon a été entièrement consommé (solde restant à zéro).
Expiré : le bon a atteint sa date d'expiration avec un solde non utilisé, et la valeur faciale restante a été passée en perte.
Annulé : le bon a été annulé. Les bons annulés sont exclus de la vue d'ensemble par défaut.
Tableau du journal des transactions
Une ligne par événement dans la vie du bon, soit chaque émission, utilisation, remboursement, expiration, etc. Utilisez ce tableau pour explorer en détail l'historique d'un bon précis.
Colonne | Signification |
ID de transaction | Identifiant unique de l'événement. Correspond à l'ID de l'écriture comptable pour permettre la réconciliation avec vos écritures du journal. |
Date de synchronisation | Date à laquelle l'événement a été enregistré dans le système. |
Date de transaction | Date comptable de l'événement (utilisée pour le filtrage et le reporting par période). |
Type de transaction | L'un des huit types d'événement (voir "Types de transaction" ci-dessous). |
Code du bon | Bon auquel cet événement se rapporte. |
ID de l'organisateur émetteur | Organisateur ayant émis le bon. |
Organisateur de la transaction (lieu) | Organisateur où cet événement s'est produit : l'organisateur qui accepte le bon pour les utilisations, l'émetteur pour les émissions. |
Indicateur inter-organisations | Interne (même organisateur que l'émetteur) ou Externe (organisateur différent). |
Montant de la transaction | Mouvement de valeur faciale à cet événement (toujours non négatif ; le sens est implicite selon le type). |
Montant cash | Mouvement en base de coût à cet événement, soit ce qui a bougé sur le passif de bons du marchand. |
Montant bonus | Part offerte (remise) de l'événement. Pour les événements impactant la valeur faciale : montant de la transaction moins montant cash. |
Solde après transaction | Solde courant de valeur faciale sur le bon après cet événement. |
Bonus cumulé | Bonus en cours sur le bon, soit la valeur offerte assignée moins la valeur offerte réalisée jusqu'à présent. Revient à zéro en fin de vie. |
Référence de commande | Référence côté client pour les événements d'utilisation. Relie une ligne à la commande qui a utilisé le bon. |
Types de transaction
Chaque ligne porte l'un des huit types de transaction, regroupés en quatre paires de cycle de vie.
Événements impactant la valeur faciale (ils modifient la valeur dépensable du bon) :
Émission : bon créé.
Annulation : bon annulé.
Utilisation : bon utilisé pour payer des biens ou des services.
Remboursement : utilisation inversée.
Expiration : valeur faciale non utilisée passée en perte à la date d'expiration.
Expiration annulée : une prolongation post-expiration restaure le bon.
Événements impactant le bonus (ils modifient le solde de valeur offerte du bon ; la valeur dépensable n'est pas affectée) :
Remise appliquée : une remise promotionnelle est appliquée au bon (par exemple un code promo).
Remise annulée : cette remise promotionnelle est inversée.
Comment lire chaque ligne : la décomposition faciale / cash / bonus
Trois chiffres sur chaque ligne impactant la valeur faciale racontent le même événement sous trois angles différents :
Montant de la transaction : la vue client, soit la valeur dépensable qui a bougé sur cet événement.
Montant cash : la vue marchand, soit le coût réel qui a bougé sur le passif de bons du marchand.
Montant bonus : la différence, soit la part offerte de l'événement.
Pour les événements impactant la valeur faciale : Montant de la transaction = Montant cash + Montant bonus.
Exemple : une utilisation de CHF 40 sur un bon dont la valeur faciale est de CHF 100 et le prix payé CHF 80
Montant de la transaction | Montant cash | Montant bonus |
40 | 32 | 8 |
Le client a utilisé CHF 40 de valeur faciale. Le passif de bons du marchand a diminué de CHF 32 (la base de coût au prorata). La différence de CHF 8 correspond à la valeur offerte réalisée à cette utilisation.
Événements purement bonus (Remise appliquée / Remise annulée) : ils sortent de cette équation : faciale = 0, cash = 0, bonus = montant de la remise.
Bonus cumulé : la vue valeur offerte sur la durée de vie
Le Bonus cumulé suit la valeur offerte actuellement en cours sur un bon : remise assignée, moins remise déjà réalisée à l'utilisation (ou perdue par expiration). Il atteint zéro en fin de vie pour les bons entièrement consommés, exactement comme le solde de valeur faciale.
La valeur maximale de Bonus cumulé sur un bon est égale à la valeur offerte totale jamais assignée à ce bon, utile pour calculer la valeur offerte totale par bon. La colonne Valeur bonus du tableau récapitulatif effectue déjà cette agrégation pour vous.
Comportement inter-organisateurs
Pour les bons utilisés chez un organisateur différent de l'émetteur :
L'émetteur voit le cycle de vie complet sur ce tableau de bord : émission, chaque utilisation (peu importe où), remboursements, expiration, etc. La colonne Organisateur de la transaction indique où chaque utilisation a eu lieu.
L'organisateur qui accepte le bon ne voit pas ce bon sur son tableau de réconciliation. Le tableau de bord est ancré sur l'émetteur qui porte le passif du bon. Les organisateurs qui acceptent des bons et qui veulent suivre cette activité sur leurs propres sites doivent consulter directement leurs écritures comptables : les écritures de règlement 1111 (Bon externe) et les écritures Remise sur utilisation de bon sur leurs livres capturent cette activité.
Anti-antidatage
Deux colonnes de date fonctionnent ensemble :
Date de synchronisation : date à laquelle l'événement a été enregistré dans le système.
Date de transaction : date comptable de l'événement, utilisée pour le reporting par période.
Filtrer par date de synchronisation vous donne un instantané figé : le même filtre de date appliqué un an plus tard renverra exactement les mêmes lignes, même si de nouveaux événements ont été enregistrés sur le bon depuis.
Réconciliation avec vos écritures comptables
Chaque ligne du journal des transactions du bon correspond à une ligne de vos écritures comptables. L'ID de transaction sur la ligne du journal correspond à l'ID d'écriture sur la ligne du grand livre.
Quelques points à garder en tête lors de la réconciliation :
Le Montant de la transaction sur la ligne du journal indique la valeur faciale ; l'écriture comptable indique la base de coût. Ils diffèrent de la part offerte réalisée à cet événement.
Le Montant cash sur la ligne du journal correspond au mouvement 2050 enregistré dans les écritures comptables.
Les réductions de chiffre d'affaires et de TVA pour la part offerte vivent directement dans les écritures comptables sous forme d'écritures Remise sur utilisation de bon. Elles représentent le côté comptable de l'utilisation et n'apparaissent pas comme des lignes séparées dans le journal des transactions du bon.