Une facture électronique est un fichier de données de facturation structuré et numérique, échangé directement entre systèmes informatiques. Au lieu d'un PDF qu'une personne lit et saisit manuellement, une facture électronique est un fichier lisible par machine qui arrive directement dans le logiciel de comptabilité de votre client — automatiquement, sans saisie manuelle des deux côtés.

Toutes les factures créées dans Smeetz ne sont pas envoyées en tant que factures électroniques. Seules les factures B2B sont dématérialisées. La livraison est gérée par Storecove, un prestataire mondial certifié de facturation électronique.

Une facture est considérée comme une facture B2B lorsque le profil client contient un numéro de TVA.

Lorsqu'une facture B2B est créée, Smeetz l'envoie à Storecove. Storecove vérifie ensuite les données du client et détermine automatiquement le meilleur mode de livraison — vous n'avez rien à faire.

Storecove livre via le réseau PEPPOL dans la mesure du possible. PEPPOL est un réseau mondial qui connecte les entreprises pour un échange sécurisé de documents électroniques. Une entreprise « sur PEPPOL » a son logiciel de comptabilité enregistré sur le réseau, ce qui signifie que les factures arrivent directement dans son système en quelques secondes — sans e-mail, sans saisie manuelle. PEPPOL est déjà actif ou en cours d'obligation en Belgique, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas et dans de nombreux autres pays.

Voici les règles que nous appliquons pour l'envoi d'une facture électronique :

Smeetz vérifie automatiquement l'inscription PEPPOL à l'aide du numéro de TVA du client. Vous n'avez pas besoin de le vérifier manuellement.

Vous verrez les nouveaux champs « Conformité e-facturation » sur la page de la facture, incluant le statut, l'identifiant de la facture électronique, la date de soumission et les documents téléchargeables (e-mail brut et format XML) :

Chaque facture dispose d'un statut de facturation électronique en temps réel, visible sur la page de détail de la facture.

Le routage Storecove est entièrement automatique. Votre responsabilité est de vous assurer que les champs client suivants sont corrects et complets avant de générer une facture :

Si l'un de ces éléments est manquant, la génération de la facture électronique sera bloquée et les champs de conformité e-facturation apparaîtront vides.

Dans la liste des participants, vous pouvez annuler des billets partiellement ou totalement (via annulation et remboursement, ou annulation et remboursement sous forme de bon). Les annulations effectuées depuis cette liste ne sont pas automatiquement synchronisées avec la facture électronique. Vous devez ouvrir la facture et cliquer sur « Mettre à jour le document » pour vous assurer que la facture électronique reflète correctement le changement.

Les annulations effectuées directement depuis la page de la facture sont automatiquement synchronisées avec la facture électronique, à condition de cliquer sur le bouton « Mettre à jour le document ».

Une fois une facture émise, les données client qui y figurent sont définitivement figées. Elles ne seront pas mises à jour même si vous corrigez le profil client par la suite. Les données incorrectes restent sur la facture jusqu'à ce qu'elle soit annulée et réémise.

Si vous constatez une erreur dans le nom de la société, le numéro de TVA, l'adresse de facturation ou l'e-mail de contact après l'émission de la facture, suivez ces étapes :

Vérifiez toujours les données client avant d'émettre une facture B2B pour éviter d'avoir à l'annuler et la réémettre.

Mon client dit ne pas avoir reçu sa facture électronique — que dois-je vérifier ?

Ouvrez la facture et vérifiez le statut de la facturation électronique. S'il indique Échec, contactez le support. S'il indique Succès, demandez au client de vérifier la boîte de réception des factures dans son logiciel de comptabilité.

Un client PEPPOL reçoit-il également une copie par e-mail ?

Non. Lorsque Storecove achemine via PEPPOL, la facture arrive directement dans le système comptable du client. Aucun e-mail n'est envoyé séparément.

Puis-je choisir d'envoyer par e-mail même si le client est sur PEPPOL ?

En cliquant sur « Envoyer la facture », vous pouvez envoyer le PDF à votre client, mais il ne sera pas renvoyé via PEPPOL.

La création de la facture a échoué dans Smeetz — que dois-je faire ?

Le dossier client est complètement vide. Ouvrez le profil client, remplissez tous les champs obligatoires et essayez à nouveau de générer la facture.

La création de la facture électronique a échoué — que dois-je faire ?

La facture électronique échouera si le client possède un numéro de TVA mais qu'aucune adresse n'est renseignée (les quatre champs sont obligatoires : adresse, ville, code postal, pays). Annulez la facture actuelle, mettez à jour les données client et émettez une nouvelle facture avec les informations correctes.

J'ai mis à jour le profil client — la facture existante sera-t-elle mise à jour également ?

Non. Une fois une facture émise, les données qui y figurent sont figées. Vous devez annuler la facture, mettre à jour le profil client et la réémettre.

Le PDF de la facture générée change-t-il ?

Non. Le PDF de la facture n'est pas mis à jour et n'inclut pas actuellement les informations de facturation électronique.