ℹ️ Um das Beste aus diesem Leitfaden herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, zunächst die folgenden Artikel zu lesen:
Die Buchhaltungsübersicht: Eine detaillierte Übersicht über das Dashboard der Buchhaltungsübersicht und eine Anleitung zur Navigation.
Journalbuchungen: Die Rohtransaktionsdaten, die in die Dashboards der Buchhaltungsübersicht einfließen.
Die Buchungsabrechnungen: Eine Aufschlüsselung der Bestandteile der Buchungsabrechnung, einschließlich der Interpretation der einzelnen Abschnitte.
Ihre Buchhaltungsberichte verstehen
Es ist wichtig zu verstehen, wie der Buchungsbericht (Booking Statement) und das Dashboard der Buchhaltungsübersicht (Accounting Summary Dashboard) zusammenarbeiten – und warum sie für denselben Zeitraum unterschiedliche Zahlen anzeigen können.
Zwei Berichte, zwei Zwecke
In Smeetz arbeiten Sie mit zwei zentralen Reporting-Tools:
1. Buchungsbericht (Booking Statement)
Wird automatisch in einem festen Rhythmus erstellt (wöchentlich oder monatlich, abhängig von Ihren Auszahlungsbedingungen).
Zeigt den Gesamtumsatz, Abzüge (z. B. Kundenguthaben, Offline-Verkäufe) sowie den Netto-Auszahlungsbetrag.
Alle Beträge enthalten Mehrwertsteuer (MwSt.).
Wird hauptsächlich für Liquiditätsplanung, Abstimmung der Auszahlungen und Rechnungsprüfung verwendet.
Nicht nach benutzerdefinierten Zeiträumen filterbar – basiert ausschließlich auf den festgelegten Auszahlungszeiträumen.
2. Dashboard der Buchhaltungsübersicht (Accounting Summary Dashboard)
Vollständig anpassbar nach Datum, Vertriebskanal, Buchhaltungscode und weiteren Kriterien.
Wird für operatives und finanzielles Reporting, Umsatz- und Gebührenzuordnung sowie den Abschluss von Buchhaltungsperioden genutzt.
Kann nach Transaktionsdatum (Zeitpunkt der Buchung) oder nach Umsatzrealisierungsdatum (Zeitpunkt der Leistungserbringung) angezeigt werden.
Ist zudem mit den Journalbuchungen (Journal Entries) verknüpft und ermöglicht detaillierte, buchhaltungsfertige Exporte für das Hauptbuch.
💡 Da diese beiden Berichte unterschiedliche Umfänge und Zeiträume haben, sind gewisse Abweichungen zwischen dem, was in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurde, und dem, was tatsächlich erhalten wurde, normal und zu erwarten.
Wann welches verwendet wird
Anwendungsfall | Diesen Bericht verwenden |
Eingehende Auszahlungen überwachen und Gebühren nachverfolgen | Buchungsbericht
|
Die Bücher zum Monatsende abschließen | Dashboard der Buchhaltungsübersicht |
Umsatz und Mehrwertsteuer nach Produkt erfassen | Dashboard der Buchhaltungsübersicht |
Verstehen, wann das Geld eingeht | Buchungsbericht |
Verkäufe nach Kanal oder Buchungscode analysieren oder berichten | Dashboard der Buchhaltungsübersicht |
Buchungssätze für die Buchhaltung vorbereiten | Journalbuchungen |
So nutzen Sie diese Berichte gemeinsam
Der Buchungsbericht (Booking Statement) zeigt, wie viel Liquidität Sie voraussichtlich erhalten werden, während die Buchhaltungsübersicht (Accounting Summary) darstellt, wann Umsätze und Kosten zu erfassen sind.
Da der Buchungsbericht auf erwarteten Auszahlungen (und nicht auf realisierten Umsätzen) basiert, empfehlen wir, transitorische Konten zu verwenden, um die Differenzen nachzuverfolgen.
Was sind transitorische Konten?
Transitorische (oder Brücken-)Konten halten Werte aus dem Buchungsbericht vorübergehend, bis diese bestätigt und den korrekten Umsatz- oder Aufwandskonten zugeordnet werden können.
Sie helfen Ihnen dabei:
Umsätze und Gebühren über verschiedene Monate hinweg trennen
Noch nicht erhaltene Zahlungen nachverfolgen
Fehler bei Monatsabschlüssen vermeiden
Am Ende jeder Periode:
Transitorische Konten mithilfe der Buchhaltungsübersicht und Ihrer Kontoauszüge abstimmen
Die Salden zur korrekten Berichterstattung in die endgültigen Konten umklassifizieren
💡 Transitorische Konten stellen sicher, dass Cashflow und Umsätze in der richtigen Periode erfasst werden.
Anwendungsfall für Ihre Buchhaltung
Gehen wir ein konkretes Beispiel durch, um zu veranschaulichen, wie ein Buchungsbericht (Booking Statement) in Ihrer Buchhaltung behandelt wird.
📅 Szenario
Am 05.10.2024 erhalten Sie einen Buchungsbericht, der Buchungen aus dem Zeitraum vom 27.09.2024 bis zum 04.10.2024 abdeckt.
💡 Hinweis: Buchungsberichte basieren auf dem Transaktionsdatum (Zeitpunkt der Buchung) und nicht auf dem Umsatzrealisierungsdatum (Zeitpunkt der Leistungserbringung).
Aufschlüsselung des Buchungsberichts
Übersicht der Seite „Sales“
Dieser Abschnitt des Buchungsberichts zeigt die Gesamtumsätze für den ausgewählten Zeitraum sowie die entsprechenden Abzüge:
Posten | Betrag | Beschreibung |
Gesamtumsatz | 15,400 | Gesamtwert der Buchungen, die zwischen dem 27.09.2024 und dem 04.10.2024 vorgenommen wurden |
Kundenguthaben | -1,000 | Abzug aufgrund noch nicht ausgeglichener Zahlungen von Kunden. Diese können in einem zukünftigen Buchungsbericht erscheinen, sobald sie geklärt sind. Auf diese Beträge werden keine Gebühren erhoben. |
Veranstalter (Nicht-Smeetz-Verkäufe) | -4,400 | Außerhalb der Smeetz-Plattform getätigte Verkäufe (z. B. Barzahlungen, Banküberweisungen). Für diese Transaktionen fallen keine Gebühren an. |
Gesamtabzüge | -5,400 | umme aus Kundenguthaben und externen Verkäufen |
Saldo des Buchungsberichts | 10,000 | Dies ist der Nettobetrag, der zur Berechnung der Smeetz-Gebühren und zur Bestimmung Ihrer Auszahlung verwendet wird. |
Übersicht der Seite „Account“
Dieser Abschnitt zeigt, welchen Betrag Smeetz überweisen wird und welche Gebühren angewendet werden:
Posten | Betrag | Beschreibung |
Zahlung im Buchungsbericht | 9,780 | Der tatsächliche Auszahlungsbetrag, der auf Ihr Bankkonto überwiesen wird. |
Rechnung im Buchungsbericht | 220 | Die Smeetz-Gebühren für diesen Zeitraum, die in Rechnung gestellt werden und im Bereich „Rechnung“ Ihres Kontos sichtbar sind. |
🧾 Vorgeschlagener Buchungssatz (Stand: 05.10.2024)
So könnte diese Transaktion mithilfe transitorischer Konten erfasst werden:
Konto | Soll | Haben |
Transitorisches Erlöskonto |
| 15,400 |
Transitorisches Smeetz-Zahlungskonto | 1,000 |
|
Transitorisches Konto für externe Zahlungen | 4,400 |
|
Transitorisches Konto für Smeetz-Gebühren | 220 |
|
Transitorisches Smeetz-Zahlungskonto | 9,780 |
|
Abschluss Ihrer Konten mithilfe der Buchhaltungsübersicht
Sehen wir uns nun an, wie Sie das Dashboard der Buchhaltungsübersicht (Accounting Summary Dashboard) nutzen, um Ihre Konten am Ende eines Zeitraums korrekt abzuschließen – in diesem Fall zum 30.09.2024.
Auch wenn Sie am 05.10.2024 einen Buchungsbericht erhalten haben, enthält dieser Buchungen aus zwei unterschiedlichen Monaten:
27.–30. September → sollten dem September zugeordnet werden
01.–04. Oktober → sollten dem Oktober zugeordnet werden
Diese Aufteilung ist wichtig, da die Buchhaltung darauf basiert, wann der Umsatz erzielt wird und nicht darauf, wann die Auszahlung erfolgt.
Aus diesem Grund verwenden wir die Buchhaltungsübersicht, gefiltert nach dem Transaktionsdatum, um die September-Daten zu isolieren und eine korrekte Umsatz- und Mehrwertsteuererfassung sicherzustellen.