1. Interne Verkäufe aus dem Backoffice
Die Seite "Verkauf anlegen" ermöglicht es Ihnen, Reservierungen über das Smeetz-Backoffice vorzunehmen.
In diesem Bereich können Sie:
Eine Bestellung erstellen (Verkauf), die sich besonders für Ihre Stammkunden eignet.
Wenn ein Kunde anruft, um ein Ticket zu kaufen, aber nicht online buchen kann oder möchte, können Sie die Reservierung direkt in Ihrer Smeetz-App bearbeiten.
Verkäufe über Zahlungsarten abwickeln, die online nicht verfügbar sind, oder Kunden ermöglichen, den offenen Betrag an der Kasse zu begleichen.
Ein Angebot oder eine direkte Rechnung für Geschäftskunden erstellen.
Zum Beispiel, wenn eine Schule eine Exkursion plant und zuerst ein Angebot benötigt, das nach Genehmigung zur Rechnung wird.
„Verkauf anlegen“ vs. „Point of Sale“
Der Prozess "Verkauf anlegen" im Backoffice ist darauf ausgelegt, Reservierungen vorzunehmen, Buchungen zu bearbeiten und große Gruppen zu verwalten.
Der Point-of-Sale-Prozess ist darauf ausgelegt, Tickets direkt vor Ort an Laufkundschaft zu verkaufen.
2. Wie erstelle ich eine Bestellung im Backoffice?
Klicke auf Erstellen > Verkauf anlegen > Buchung.
2.1. Teilnehmerbereich
Sie können persönliche Informationen für jeden Teilnehmer hinzufügen (optional).
Sie können entweder einen bestehenden Kunden auswählen oder neue Kundendaten hinzufügen.
2.2 Details zur Buchung
Klicken Sie oben rechts auf „Ticket hinzufügen“, um ein Produkt oder Ticket auszuwählen, oder auf „Artikel hinzufügen“, um Einzelhandelsprodukte auszuwählen.
Für Produkte:
Wählen Sie das Produkt, das Sie buchen möchten.
Wählen Sie das Ticket mit dem richtigen Datum und der richtigen Uhrzeit.
Falls das Ticket einen Sitzplan hat, wählen Sie den Sitzplatz.
Legen Sie die Anzahl der Tickets für jede Kategorie fest.
Unter jedem Teilnehmer werden die benutzerdefinierten Felder angezeigt, die Sie für jeden Ticketinhaber vorab ausgewählt haben. Weitere Informationen zu Benutzerdefinierte Felder einrichten finden Sie in diesem Artikel.
Zusatzoptionen („Add-ons“) können unter „Optionen wählen“ für jeden Teilnehmer ausgewählt werden, sofern sie erstellt und mit dem Ticket verknüpft wurden (wie man Add-ons erstellt).
Für Einzelhandelsprodukte (Retail):
Einfach die gewünschte Menge auswählen.
Sobald die Menge jedes Artikels ausgewählt wurde, können Sie den Preis bei Bedarf ändern > klicken Sie auf Aktualisieren.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen Verkauf zu erstellen, der mehrere Produkte/Aktivitäten gleichzeitig bündelt. Um ein Ticket hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf "Ticket/Artikel hinzufügen".
2.3 Buchungsinformationen
Falls Sie benutzerdefinierte Felder auf Buchungsebene eingerichtet haben (z. B. Name, Telefonnummer, Adresse), geben Sie diese Informationen hier ein.
(Wenn Sie noch keine benutzerdefinierten Felder eingerichtet haben und zusätzliche Kundendaten erfassen möchten, folgen Sie bitte diesen Schritten: Benutzerdefinierte Felder einrichten).
Sie können nach einem Kunden suchen, um die Daten schneller auszufüllen.
2.4 Rabatte und Geschenkkarten
Sie können einen Promo-Code oder eine Geschenkkarte/einen Gutschein hinzufügen, falls der Kunde einen einlösen möchte.
Wählen Sie „Rabatt oder Kürzungscode hinzufügen“.
Ein Rabatt kann entweder als fester Betrag oder als Prozentsatz angewendet werden.
Ein Kürzungscode ermöglicht es Ihnen, einen Promo-Code anzuwenden oder einen Geschenkkartencode einzulösen.
Falls der Code gültig ist, wird der Rabatt automatisch angewendet. Lesen Sie diese Artikel für weitere Informationen zu Promo-Codes und Geschenkkarten.
Klicken Sie auf „Anwenden“, bevor Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.
Zusätzliche Rabatte können hinzugefügt werden, indem Sie erneut auf „Discount hinzufügen“ klicken
2.5 Zahlungsoptionen
Wählen Sie zuerst eine Zahlungsart, basierend auf den Vorgaben Ihrer Organisation:
Karte extern (POS): Die Transaktion wird in Smeetz erfasst, die Zahlung erfolgt jedoch über einen externen Anbieter.
Karte (POS): Die Zahlung wird über Smeetz und Adyen abgewickelt. Wählen Sie das Zahlungsterminal.
Bargeld: Barzahlungen werden erfasst.
TWINT (POS): TWINT-Transaktionen werden erfasst.
Rechnung (POS): Rechnungszahlungen werden erfasst. Sie müssen die Zahlungen später mit Ihrem Bankkonto abgleichen.
Banküberweisung (POS): Banküberweisungen werden erfasst. Sie müssen die Zahlungen später mit Ihrem Bankkonto abgleichen.
Einladung (POS): Einladung zur Zahlung.
Zu fakturieren: Eine Banküberweisung steht noch aus, um die Bestellung zu begleichen.
Zahlungslink: Generiert einen Link, über den der Kunde bezahlen kann (mehr Informationen in diesem Artikel).
Ein Kunde kann mehrere Zahlungsarten für eine Bestellung kombinieren (z. B. 50 % mit Karte und 50 % in bar).
Um dies zu tun, klicken Sie auf „Zahlung hinzufügen“ und stellen Sie sicher, dass die Beträge korrekt sind.
Klicken Sie auf „Anwenden“, um jede Zahlung zu bestätigen. Danach wird sie als grünes Feld angezeigt.
2.6 Buchungsübersicht
Hier sehen Sie die Zusammenfassung der Bestellung.
2.7 Bestellung abschließen
Sobald alle erforderlichen Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Bestellung abschließen“ (unten rechts).
Falls Sie unter der Zahlungssektion nicht den vollen Betrag ausgewählt haben und die Bestellung mit einem offenen Betrag abschließen möchten, erscheint ein Pop-up-Fenster. Bestätigen Sie dies, und der Kunde kann den offenen Betrag später bezahlen.
Nach Abschluss des Verkaufs erscheint ein weiteres Pop-up-Fenster, das Ihnen folgende Optionen bietet:
Tickets drucken
Tickets/Beleg herunterladen
Tickets/Beleg per E-Mail senden
Aktuelle Bestellung bearbeiten
Neue Bestellung starten (entweder von Grund auf oder mit den aktuellen Daten)
Automatische Rechnungszahlung über den Zahlungslink aktivieren (nur wenn ein Zahlungslink ausgewählt wurde).
Gehen Sie zu Buchungen > Abgeschlossene Buchungen oder Ausstehende Buchungen, um die von Ihnen erstellten Bestellungen zu finden. Wenn Sie mehr Informationen zur Verwaltung von Bestellungen benötigen, lesen Sie diesen Artikel.
Zusätzlich finden Sie in diesem Artikel weitere Informationen darüber, wie Sie eine Bestellung stornieren und erstatten sowie wie Salden funktionieren.
3. Wie erstellt man ein Angebot/eine Rechnung im Backoffice?
Der Prozess ist größtenteils derselbe wie oben unter "Bestellung erstellen" ("Verkauf anlegen" > Buchung) beschrieben.
Hier sind die wichtigsten Unterschiede:
Unter Informationen zur Buchung:
Dokumentreferenz hinzufügen: Diese Referenz erscheint sowohl auf der Angebots- und Rechnungsseite als auch direkt im Dokument, um es leichter wiederzufinden.
Ablaufdatum des Dokuments hinzufügen.
Falls eine Zahlungsmethode angewendet wird, kann nur eine Rechnung erstellt werden. Um ein Angebot zu erstellen, lassen Sie diesen Abschnitt leer.
Für Rechnungen gibt es eine zusätzliche Zahlungsmöglichkeit:
Zahlungslink: Automatisiert den Zahlungsprozess durch das Versenden von Zahlungslinks, die sich in Echtzeit aktualisieren, sobald die Zahlung erfolgt ist. Sowohl der Zahlungsstatus als auch der Rechnungsstatus werden aktualisiert.
Zahlungsdatum auswählen, Zahlung anwenden, und ein Zahlungslink wird erstellt.
Sie können diesen Zahlungslink direkt an den Kunden senden, der dann seine Kreditkartendaten eingibt. (Mehr Informationen dazu in diesem Artikel).
Sobald alle erforderlichen Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Angebot erstellen" oder "Rechnung erstellen"
Nach jeder Erstellung erscheint ein Pop-up-Fenster, das Ihnen folgende Optionen bietet:
Aktuelle Bestellung bearbeiten
Erstelltes Dokument herunterladen
Dokument senden
Mit Zahlungslink senden (falls diese Zahlungsmethode gewählt wurde)
So sieht Ihr Dokument aus:
So sieht Ihre E-Mail aus:
Gehen Sie zu Buchungen > Angebote und Rechnungen, um die von Ihnen erstellten Dokumente zu finden.
Weitere Informationen zur Verwaltung Ihrer Angebote und Rechnungen finden Sie in diesem Artikel.