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Dieser Artikel erklärt, wie die Integration zwischen Smeetz und Megaventory funktioniert: die Entitäten auf beiden Seiten, ihre Beziehungen zueinander und wie Sie den Verkauf an mehreren Standorten einrichten.
1. Was die Integration leistet
Megaventory ist die maßgebliche Quelle für den Bestand. Smeetz ist die Verkaufsebene. Die Integration arbeitet auf drei Ebenen:
Produktsynchronisierung: In Megaventory angelegte Produkte werden in Smeetz als Artikel gespiegelt, einschließlich ihrer MwSt. und ihrer benutzerdefinierten Felder. Ein in Megaventory gelöschtes Produkt wird in Smeetz archiviert.
Verfügbarkeitssynchronisierung: Bestandsanpassungen in Megaventory werden innerhalb von Sekunden in Smeetz übernommen. Zusätzlich holt ein automatischer Abgleich Aktualisierungen als Absicherung ab.
Verkaufs- und Stornierungsabläufe: Jeder Verkauf in Smeetz bucht den Bestand im richtigen Lager in Megaventory ab. Stornierungen und Rückerstattungen buchen ihn wieder zurück.
Bestandswarnungen und Mindestnachbestellmengen werden in Megaventory verwaltet, nicht in Smeetz.
2. Entitäten und ihre Beziehungen
Um ein Megaventory-Konto mit mehreren Lagern abzubilden, wird pro Produkt und pro Lager ein Smeetz-Artikel angelegt. Alles Weitere ergibt sich aus dieser Regel.
MEGAVENTORY (inventory master) SMEETZ (selling layer)
+---------------+ mirrored as one +----------------------+
| Product (SKU) |---- item per synced ->| Item |
+-------+-------+ warehouse | (1 per SKU+warehouse)|
| +-----+----------+-----+
| stock held | |
v per warehouse bound to 1 | | added to
+---------------------+ warehouse | |
| Inventory Location |<--------------------+ |
| Shop 1 / Store / | +-------v----------+
| Main ... | | Sales Collection |
+---------+-----------+ | (1 per shop) |
^ +--------+---------+
| deducts / restores | assigned
| stock v to POS
+---------+------------+ +------------------+
| Documents: | 1 Goods Outbound | POS (per shop) |
| Goods Outbound / |<--- per sale line ----- | shows only its |
| Goods Inbound | (tax rate passed as | shop's items |
+----------------------+ DocumentRowTaxID) +------------------+
Die Beziehungen im Überblick:
Beziehung | Kardinalität | Bedeutung |
Megaventory-Produkt zu Lagerort (Inventory Location) | 1 zu n | Ein Produkt hat in jedem Lager einen eigenen Bestand. |
Megaventory-Produkt zu Smeetz-Artikel | 1 zu n | Das Produkt wird pro synchronisiertem Lager einmal gespiegelt. Das Paar (SKU + Lager) identifiziert den Artikel. |
Smeetz-Artikel zu Lagerort | n zu 1 | Jeder Artikel ist genau einem Lager zugeordnet. Sein Bestand in Smeetz ist der Bestand dieses Lagers. |
Smeetz-Artikel zu Verkaufsgruppe | n zu m | Artikel werden Verkaufsgruppen hinzugefügt. Konvention: eine Gruppe pro Shop, mit den Artikeln dieses Shops. |
Verkaufsgruppe zu Verkaufsstelle (POS) | 1 zu 1 | Jede Verkaufsstelle nutzt die Gruppe ihres Shops und zeigt und verkauft daher nur den Bestand dieses Lagers. |
Smeetz-Verkaufsposition zu Megaventory-Dokument | 1 zu 1 | Ein Verkauf erzeugt ein Goods Outbound im zugeordneten Lager des Artikels. Stornierungen und Rückerstattungen erzeugen den umgekehrten Vorgang im selben Lager. |
3. Einrichtung in Megaventory
Vor der Verbindung sind auf der Megaventory-Seite vier Dinge nötig.
Schritt 1: API-Schlüssel abrufen. Öffnen Sie in Megaventory das Benutzerprofil (My Profile, Seite „Edit User“). Das Feld API Key enthält den Schlüssel, den Sie in Smeetz einfügen. Verwenden Sie für die Integration einen eigenen Admin-Benutzer.
Schritt 2: Custom Webhooks aktivieren. Gehen Sie im Megaventory-Menü zu Integrations > Custom Webhooks, aktivieren Sie Enable Custom Webhooks Integration und klicken Sie auf Save. Dadurch kann Megaventory Smeetz in Echtzeit benachrichtigen. Mit aktiven Webhooks erfolgt die Synchronisierung über den gesamten Produktlebenszyklus sofort:
Ein in Megaventory angelegtes Produkt erscheint sofort in Smeetz (ein Artikel pro synchronisiertem Lager).
Ein in Megaventory geändertes Produkt (Name, Preis, Steuer, benutzerdefinierte Felder) aktualisiert sofort die zugehörigen Smeetz-Artikel.
Ein in Megaventory gelöschtes Produkt wird in Smeetz archiviert, nicht gelöscht: Es ist nicht mehr im Verkauf, seine Verkaufshistorie und Berichte bleiben erhalten.
Bestandsänderungen (Lieferungen, Umlagerungen, Anpassungen, Inventuren) aktualisieren die Verfügbarkeit in Smeetz sofort.
Ohne Webhooks kommen diese Änderungen erst mit dem regelmäßigen Abgleich an.
Schritt 3: Steuern einrichten. In Megaventory wird die Steuer nicht am Produkt selbst festgelegt, sondern über eine Verkaufspreisregel (Sales Pricing Rule). Dafür sind zwei Schritte nötig:
3a. Steuer anlegen: Gehen Sie zu Taxes > New Tax und geben Sie einen Namen und den Prozentsatz ein. Legen Sie für jeden MwSt.-Satz, den Sie verwenden, eine Steuer an (zum Beispiel Normalsatz und ermäßigter Satz).
3b. Steuer über eine Preisregel den Produkten zuordnen: Gehen Sie zu Pricing Rules > New Sales Pricing Rule, wählen Sie die Steuer im Dropdown Tax und legen Sie unter Use this Pricing rule for fest, für welche Produkte die Regel gilt. Jedes Produkt muss von einer Preisregel mit seiner Steuer abgedeckt sein.
✅ Bei der Katalogsynchronisierung wird die Steuer aus der Preisregel des Produkts automatisch auf den importierten Artikel in Smeetz angewendet (zugeordnet zum Smeetz-MwSt.-Satz mit demselben Wert). Weitere Einstellungen sind nicht nötig.
⚠️ Ein Produkt, das von keiner Preisregel mit Steuer abgedeckt ist, erhält den Standard-MwSt.-Satz, der bei der Einrichtung der Integration in Smeetz gewählt wurde. Prüfen Sie bei einem gemischten Sortiment (Normalsatz und ermäßigter Satz), dass jede Kategorie mit ermäßigtem Satz ihre Preisregel hat, sonst erhalten diese Artikel den Standardsatz.
Schritt 4: Einen Kunden für Smeetz anlegen. Jeder von Smeetz übermittelte Verkauf wird in Megaventory auf einen Kunden gebucht. Gehen Sie zu Clients > New Client, geben Sie einen Namen Ihrer Wahl ein (zum Beispiel „Smeetz“), lassen Sie Supplier or Client? auf Client und klicken Sie auf Insert. Bei der Einrichtung in Smeetz wird dieser Kunde als Standardkäufer ausgewählt: Ohne ihn lehnt Megaventory die von Smeetz übermittelten Verkäufe ab.
4. Einrichtung in Smeetz
📌 Zugang: app.smeetz.com > Details > Bestandsintegration
Die Verbindung erfolgt über einen Self-Service-Assistenten in vier Schritten:
API-Schlüssel: Fügen Sie den Megaventory-API-Schlüssel aus Schritt 1 oben ein. Er wird nur zum Testen der Verbindung verwendet, bis Sie die Integration aktivieren.
Verbindungstest: Smeetz kontaktiert Megaventory und bestätigt das Konto.
Lager: Wählen Sie die Lager aus, die synchronisiert werden sollen. Das zuerst gewählte Lager wird zum Standardlager und wird für Verkäufe verwendet, die keinem anderen Lager zugeordnet werden können.
Prüfen und aktivieren: Bestätigen Sie die Einrichtung. Die Aktivierung startet die erste Katalogsynchronisierung.
Wählen Sie nach der Aktivierung den Standardkäufer aus: den Kunden, den Sie in Schritt 4 oben in Megaventory angelegt haben. An Megaventory übermittelte Verkäufe werden auf ihn gebucht. Ist er nicht gesetzt, wird jeder Verkauf abgelehnt.
Nach der Aktivierung zeigt dieselbe Seite den Verbindungsstatus: Anbieter, API-Schlüssel (nur die letzten Ziffern werden angezeigt), Zeitpunkt der letzten Synchronisierung, die synchronisierten Lager und einen Schalter zum Aktivieren der Bestandssynchronisierung.
Richten Sie anschließend die Verkaufsseite ein:
Schritt 5: Pro Shop eine Verkaufsgruppe anlegen und die Artikel dieses Shops unter Retail Produkte hinzufügen. Das Dropdown gruppiert die Artikel nach Lagername, und jede Gruppe hat einen Link Alle wählen, um den ganzen Standort mit einem Klick hinzuzufügen (und einen Link, um die Auswahl wieder aufzuheben).
Schritt 6: Jede Gruppe der Verkaufsstelle (POS) des Shops zuweisen. Die Verkaufsstelle zeigt dann nur den Bestand ihres eigenen Lagers an, während das Back-Office alle synchronisierten Lager im Blick behält.
✅ Sie können das Ergebnis unter Katalog > Retail-Inventar prüfen: Die Liste hat eine Spalte Lager und zeigt eine Zeile pro Artikel und Lager (plus eine Summenzeile ohne Lager), sodass Sie den Bestand jedes Standorts nebeneinander sehen.
⚠️ Solange die Integration aktiv ist, ist Megaventory das führende System: Das manuelle Anlegen von Retail-Artikeln und das direkte Anpassen der Verfügbarkeit in Smeetz sind gesperrt. Produkte und Bestände werden in Megaventory verwaltet und automatisch an Smeetz übertragen.
5. Verkäufe, Stornierungen und Rückerstattungen
Ein Verkauf an der Verkaufsstelle bucht den Bestand automatisch im Lager des Artikels in Megaventory ab. Für die Kassierer ändert sich nichts.
Beim Scannen oder Auswählen eines Artikels wird nur der Bestand des Lagers dieser Verkaufsstelle geladen.
Unter Verkauf anlegen im Back-Office zeigt das Dropdown Retail Produkt dieselbe Gruppierung nach Lager, sodass Sie immer wissen, aus welchem Standort der verkaufte Artikel stammt.
Der Steuersatz ist eine Eigenschaft des Verkaufs, nicht des Produkts. Er wird pro Verkaufsposition als DocumentRowTaxID im Goods-Outbound-Dokument an Megaventory übergeben.
Stornierungen und Rückerstattungen buchen Artikel zurück in ihr ursprüngliches Megaventory-Lager, unabhängig für jede Position.
6. Steuern und Produktattribute
Die MwSt. wird automatisch importiert: Bei der Produktsynchronisierung aus Megaventory wird die Steuer aus der Verkaufspreisregel des Produkts (siehe Abschnitt 3, Schritt 3) auf die importierten Retail-Artikel in Smeetz übertragen, zugeordnet zum Smeetz-MwSt.-Satz mit demselben Wert. Produkte ohne Regel erhalten den Standard-MwSt.-Satz aus der Einrichtung der Integration.
Beim Verkauf wird die Steuer jeder Verkaufsposition als DocumentRowTaxID an Megaventory übergeben, sodass beide Systeme übereinstimmen.
Einmal gesetzt, wird die MwSt. von Synchronisierung und Abgleich nicht überschrieben: Sie können sie pro Artikel im Back-Office ändern, und die Änderung bleibt erhalten.
Benutzerdefinierte Felder werden Buchhaltungs- und Analysecodes zugeordnet: Die letzten beiden benutzerdefinierten Felder des Megaventory-Produkts sind dafür reserviert. Benutzerdefiniertes Feld 19 enthält den Buchhaltungscode, benutzerdefiniertes Feld 20 den Analysecode. Bei der Synchronisierung werden sie den Buchhaltungs- und Analysecodes des Smeetz-Artikels zugeordnet, damit Umsätze in Berichten und Buchhaltungsexporten mit den richtigen Codes gebucht werden. Füllen Sie diese beiden Felder bei jedem Produkt in Megaventory aus (sie können Teil der Importdatei sein).
Produktattribute, einschließlich der Gruppierung nach Kollektion, liegen beim Megaventory-Produkt. Beim Verkauf muss nichts übergeben werden.