Cet article donne des conseils aux théâtres sur la manière de s'assurer que leur mise en place est prête avant le début de leurs ventes en ligne avec Smeetz
Planifiez votre installation plusieurs semaines à l'avance
- Assurer vous d'avoir une bonne connexion Wifi sur le site
- Gérer les équipements nécessaires et leur placement
- Gérez les membres de votre personnel
Avant l'ouverture
- Former votre personnel et vos managers
- Configurer et tester le(s) scanner(s)
- Configurer et tester les imprimantes
A faire et à ne pas faire
Planifiez votre installation plusieurs semaines à l'avance
1. Assurer vous d'avoir une bonne connexion Wifi sur le site
Assurez-vous toujours que vous disposez d'une connexion Internet qui le soit :
- Stable
- Puissante
- Protégé par un mot de passe
Vous en aurez besoin pour vendre des billets via le POS (connecter vos imprimantes et ordinateurs), modifier les réservations et scanner les billets.
Testez la qualité et la puissance de votre Wi-Fi avec les équipements que vous utiliserez.
Assurez-vous que cette connexion Wi-Fi est privée et non partagée avec le public.
2. Gérer les équipements nécessaires et leur placement
Prenez le temps d'analyser les besoins lié au site de l'événement. Assurez-vous que vous disposez de tout le matériel dont vous avez besoin plusieurs semaines avant l'ouverture, afin d'avoir le temps de louer/acheter du matériel supplémentaire au cas où vous en manqueriez.
N'oubliez pas que les équipements ne sont pas toujours en stock et qu'il faut du temps pour les installer. N'attendez pas la dernière minute pour commander votre équipement, cela ne fera qu'ajouter du stress à votre équipe. Planifiez vos besoins en équipement bien à l'avance et commandez tout dans un délai raisonnable avant de prévoir son utilisation.
- Vendez-vous des billets sur place ?
- Imprimez-vous les billets sur place ?
- Scannez-vous les billets à l'entrée ?
- Est-ce que vous scannez les billets à la sortie ?
- Pouvez-vous recharger votre équipement à ces endroits ?
- Le Wi-Fi est-il puissant à ces endroits ?
- etc.
Voici une liste de certains équipements importants :
- Téléphones portables ou scanners pour scanner les billets (connectés au Wi-Fi ou avec une carte SIM chargée)
- Imprimantes et consommables (papier et encre) pour l'impression des billets.
- Ordinateurs pour gérer les réservations
- Hotspot 4G ou autres sources WiFi
Prévoyez dès le départ l'emplacement des appareils électroniques. Ces appareils consommeront beaucoup de batterie, veillez donc à les installer près d'une source d'alimentation ou à utiliser des rallonges.
Si vous n'avez pas ou pas assez d'appareils/équipements/consommables disponibles, vous pouvez nous contacter à l'adresse customer.success@smeetz.com pour obtenir des conseils.
3. Gérez les membres de votre personnel
Afin d'utiliser la caisse à différentes entrées simultanément, vous devrez donner aux membres de votre équipe un accès à votre compte Smeetz for Business et vous assurer qu'ils sont prêts. Pour ce faire, veuillez suivre ces étapes :
- Accordez l'accès à votre personnel. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
2. Aidez-les à installer Smeetz for Business sur l'écran principal des téléphones mobiles/scanners, afin de faciliter le processus de numérisation. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
Point de vente (POS)
- Le point de vente (POS) est accessible sur n'importe quel ordinateur ou tablette.
- Donnez aux membres de l'équipe à la caisse un accès au POS pour vendre des billets.
- Donnez-leur le rôle de "Vendeur", si vous voulez qu'ils soient les seulement capable d'accéder au point de vente.
Veillez à ce qu'il y ait au moins un responsable des ventes/manager à l'entrée, car l'accès à la liste des participants peut être nécessaire.
Scanner
- Donnez aux membres de l'équipe à l'entrée/sortie l'accès au scanner pour la lecture des billets.
- Donnez-leur le rôle de "Sécurité", si vous voulez qu'ils puissent SEULEMENT accéder au scanner.
Avant votre ouverture
1. Former votre personnel et vos managers
-
- Planifiez et assurez-vous que vous disposez d'un nombre suffisant d'employés disposant des droits d'accès adéquats, pour couvrir vos heures d'ouverture et vos fonctions sur le site.
- Donnez à votre personnel ses informations de connexion à Smeetz (courriel et mot de passe).
- Formez votre personnel à l'utilisation de la caisse et/ou du scanner. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur la création d'une vente ici et sur le scanner ici.
- Formez votre personnel ayant un accès plus élevé à l'utilisation du gestionnaire de participants. Plus d'informations ici.
Pour faciliter les choses, faites en sorte qu'au moins un membre du personnel soit expert dans son rôle grâce à un enseignement approfondi. De cette façon, il devient le premier point de référence pour tous les autres membres du personnel.
2. Configurer et tester le(s) scanner(s)
Le scan peut être effectuée à l'aide de plusieurs appareils, tels que des téléphones mobiles, des tablettes ou des scanners professionnels :
- Utilisation des téléphones portables : vous trouverez plus d'informations dans cet article.
- Utilisation des Zebra TC21 scanner:vous trouverez plus d'informations dans cet article.
Nous vous recommandons de tester vos scanners plusieurs jours à l'avance et de former votre personnel à leur utilisation. Vous pouvez essayer différents modes de scannage et scanner différents types de billets (abonnement, carte cadeau, normal, etc.).
Actuellement, les billets ne peuvent être scannés que sur Safari sur les appareils IOS et sur Chrome sur les appareils Android.
3. Configurer et tester les imprimantes
Suivez ces étapes pour configurer les imprimantes Zebra ZD420, afin qu'elles soient prêtes à être utilisées lorsque les gens achètent des billets.
Veillez à tester l'imprimante avant le début des ventes, idéalement chaque matin.
- Vérifiez si le papier a été inséré correctement : il suffit d'appuyer sur le bouton situé entre le bouton d'un signe de pause et le signe X
Veuillez consulter le tutoriel si nécessaire :
- Vérifiez si le billet s'imprime proprement en achetant un billet d'essai.
- Créez un billet gratuit, en veillant à ne pas oublier de l'archiver par la suite.
- Ne le rendez pas disponible pour la vente en ligne en décochant la disponibilité en ligne sur le billet.
- Allez sur le POS et achetez ce ticket
- Imprimez le ticket
A faire et à ne pas faire
1. Bonnes pratiques
- Imprimez des codes QR à placer à l'entrée.
Il redirige les acheteurs vers le flux de réservation et rend ainsi la file d'attente plus fluide. Vous pouvez générer un QR Code ici. - Imprimez les identifiants et les mots de passe pour aider vos collaborateurs et éviter une éventuelle perte de temps à l'entrée.
2. Erreurs courantes
- Paramètres du scanner
Veuillez vous assurer que les paramètres du scanner sont corrects avant de scanner des billets ou d'effectuer des tests.
Veuillez charger vos scanners avant votre événement afin de garantir une utilisation tout au long de la journée. - Équipement
Nous vous conseillons de tester tous vos équipements avant de commencer les ventes et de les charger complètement avant chaque représentation. - Wifi/connexion 4G
Assurez vous de garder le hotspot 4G à côté des appareils que vous utilisez et prévoyez-en un supplémentaire en stock en cas d'urgence. De même, un wifi public est un plus pour les invités qui ont besoin de télécharger leur billet.
N'oubliez pas d'avoir des rallonges et des prises à proximité pour garder votre hotspot chargé. - Fluidité à l'entrée
Nous vous recommandons d'indiquer à vos invités (par le biais d'une communication ou d'affiches) quel document ils doivent présenter à l'entrée (par exemple : carte de membre, carte d'identité, ...).