Guide de mise en place pour les musées et attractions

Cet article donne des conseils aux musées et aux attractions sur la manière de s'assurer que leur mise en place est prête avant le début de leurs ventes en ligne avec Smeetz

Planifiez votre installation des semaines à l'avance

  1. Assurez une bonne connexion Wifi/4G sur le site
  2. Gérez l'équipement nécessaire et son emplacement
  3. Gérez votre personnel

Avant votre ouverture

  1. Formez vos équipes
  2. Installez et testez le scanner
  3. Installez et testez l'imprimante

À faire et ne pas faire

  1. Bonnes pratiques
  2. Erreurs courantes
  3. Mesures Covid-19

Planifiez votre installation des semaines à l'avance

1. Assurez une bonne connexion Wifi/4G


Avant le début d'un événement, assurez-vous toujours que vous disposez d'une connexion WiFi :
    1. Stable

    2. Puissante

    3. Protégée par un mot de passe

Vous en aurez besoin pour effectuer des ventes sur place, gérer des réservations ou scanner des tickets.

Testez la qualité et la puissance de votre wifi avec l'équipement que vous allez utiliser.

Veillez à ce que cette connexion internet soit privée et qu'elle ne soit pas partagée au public. 

Si votre connexion est faible, vous pouvez obtenir un hotspot 4G. Vous trouverez plus d'informations sur la borne Wifi 4G dans cet article.

2. Gérez l'équipement nécessaire et son emplacement

Prenez le temps d'analyser vos besoins et vos clients. Assurez-vous d'avoir tout le matériel dont vous avez besoin avant l'ouverture, pour éviter d'être pris de court. 

N'oubliez pas que les équipements ne sont pas toujours en stock et qu'il faut du temps pour les installer. N'attendez pas la dernière minute pour commander votre équipement, cela ne fera qu'ajouter du stress à votre équipe. Planifiez vos besoins en équipement bien à l'avance et commandez tout dans un délai raisonnable avant de prévoir son utilisation.

  • Vendez-vous des billets sur place ?
  • Imprimez-vous les billets sur place ?
  • Scannez-vous les billets à l'entrée ?
  • Scannez-vous les billets à la sortie ?
  • Pouvez-vous recharger votre équipement à ces endroits ?
  • Le Wi-Fi est-il puissant à ces endroits ?
  • ... etc.

Voici une liste de quelques équipements importants : 

  • Téléphones portables ou scanners pour scanner les billets (connectés au Wi-Fi ou avec une carte SIM chargée).
  • Imprimantes et consommables (papier et encre) pour imprimer les billets.
  • Ordinateurs pour gérer les réservations
  • Hotspot 4G ou autres sources WiF
  • Chargeurs de batterie pour les appareils électroniques
  • Rallonges électriques

Prévoyez dès le départ l'emplacement des appareils électroniques (imprimante, scanner, ordinateurs, etc.). Ces appareils consomment beaucoup de batterie. Veillez donc à les installer à proximité d'une source d'alimentation ou à utiliser des rallonges.

Si vous n'avez pas ou pas assez d'appareils/équipements/consommables disponibles, vous pouvez nous contacter à l'adresse customer.success@smeetz.com pour obtenir des conseils.

3. Gérez votre personnel

Afin d'utiliser la caisse à différentes entrées simultanément, vous devrez donner aux membres de votre équipe un accès à votre compte Smeetz for Business et vous assurer qu'ils sont préparés. Pour ce faire, veuillez suivre ces étapes:

  • Accordez l'accès à votre personnel. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
  • Aidez-les à installer Smeetz for Business sur l'écran principal de leur téléphone portable, pour faciliter le processus de scannage. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.

4. Point-de vente

  • Le POS peut être accédé depuis n'importe quel ordinateur ou tablette.
  • Donnez aux membres de l'équipe de caisse un accès au POS pour vendre des billets.
    • Donnez-leur le rôle de "Vendeur" si vous voulez qu'ils accèdent UNIQUEMENT au POS

Veillez à ce qu'il y ait au moins un responsable des vendeurs à l'entrée, car il peut être nécessaire d'accéder à la liste des participants.

5. Scanner

  • Donnez aux membres de l'équipe à l'entrée/sortie l'accès au scanner pour la lecture des billets.
    • Donnez-leur le rôle de "Sécurité" si vous voulez qu'ils accèdent UNIQUEMENT au scanner

Avant votre ouverture

1. Formez vos équipes

  1. Planifiez et assurez-vous que vous disposez d'un nombre suffisant d'employés disposant des droits d'accès adéquats, pour couvrir vos heures d'ouverture et vos fonctions sur le site.
  2. Donnez à votre personnel ses informations de connexion à Smeetz (courriel et mot de passe).
  3. Formez votre personnel à l'utilisation de la caisse et/ou du scanner. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur la création d'une vente ici et sur le scanner ici.
  4. Formez votre personnel ayant un accès plus élevé à utiliser le gestionnaire de participants. Vous trouverez plus d'informations ici.

Pour faciliter les choses, faites en sorte qu'au moins un membre du personnel soit expert dans son rôle grâce à un enseignement approfondi. De cette façon, il devient le premier point de référence pour tous les autres membres du personnel.

2. Installez et testez le scanner

Le scannage peut être effectuée à l'aide de plusieurs appareils, tels que des téléphones mobiles, des tablettes ou des scanners professionnels :

  • Utilisation des téléphones portables : vous trouverez plus d'informations dans cet article.
  • Utilisation du scanner Zebra TC21 : vous trouverez plus d'informations dans cet article.

Nous vous recommandons de tester vos scanners plusieurs jours à l'avance et de former votre personnel à leur utilisation. Vous pouvez essayer différents modes de scannage et scanner différents types de billets (abonnement, carte cadeau, normal, etc.).

Actuellement, les billets ne peuvent être scannés que sur Safari sur les appareils IOS et sur Chrome sur les appareils Android.

    3. Installez et testez l'imprimante

    Suivez ces étapes pour configurer les imprimantes Zebra ZD420, afin qu'elles soient prêtes à être utilisées lorsque les gens achètent des billets.

    Veillez à tester l'imprimante avant le début des ventes, idéalement chaque matin.

    • Vérifiez si le papier a été inséré correctement : il suffit d'appuyer sur le bouton situé entre le bouton du signe pause et le signe X
    • Vérifiez si le billet sera imprimé proprement en achetant un billet d'essai.

    Pour créer un ticket test :

    1. Créez un ticket gratuit, faites attention à ne pas oublier de l'archiver par la suite.
    2. Ne le rendez pas disponible pour la vente en ligne en décochant la disponibilité en ligne sur le ticket.
    3. Allez sur le point de vente et achetez ce ticket
    4. Imprimez le ticket

    À faire et ne pas faire

      1.   Bonnes pratiques

      • Imprimez des codes QR à placer à l'entrée. 
        Ils redirigent les acheteurs vers le flux de réservation et rendent ainsi la file d'attente plus fluide. Vous pouvez générer un QR Code ici.
      • Imprimez les identifiants et les mots de passe pour aider vos collaborateurs et éviter une éventuelle perte de temps à l'entrée.

      2.   Erreurs courantes

      • Paramètres du scanner
        Veuillez vous assurer que les paramètres du scanner sont corrects avant de scanner des billets ou d'effectuer des tests.
      • Équipement
        Nous vous conseillons de tester tous vos équipements avant de commencer la vente et de les charger complètement avant chaque ouverture.
      • Connexion Wifi/4G
        Veillez à conserver le hotspot 4G à côté des appareils que vous utilisez et prévoyez-en un supplémentaire en stock en cas d'urgence. De même, un wifi public est un plus pour les clients qui ont besoin de télécharger leur billet.
        N'oubliez pas d'avoir des rallonges et des prises à proximité pour maintenir votre hotspot chargé.
      • Fluidité de l'entrée
        Nous vous recommandons de mentionner à vos invités (par le biais d'une communication ou d'affiches) le document à présenter à l'entrée.

      3.   Mesures Covid-19

      Les mesures et obligations Covid-19 sont mises à jour régulièrement et dépendent de la localisation et de la source de vos activités

      Veillez à analyser régulièrement vos propres besoins en la matière de:

      • Membres supplémentaires du personnel
      • Matériel supplémentaire (par exemple : pour scanner les certificats Covid)
      • Vente de masques à l'entrée
      • ... etc. 
      Smeetz n'est pas responsable du respect de ces mesures, et nous vous conseillons de les prendre sérieusement en considération.