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      Mise en place pour votre événement

      Cet article montre comment procéder à une mise en place correcte avant le début de votre événement.

      Planifiez votre installation des semaines à l'avance

      1. Assurez une bonne connexion WiFi/4G sur le site
      2. Gérez l'équipement nécessaire et son emplacement
      3. Planifiez et gérez votre personnel

      Quelques heures avant l'événement

      1. Formez votre personnel et votre équipe de gestion
      2. Installez et testez le scanner
      3. Installez et testez l'imprimante

      À faire et ne pas faire 

      1. Bonnes pratiques
      2. Erreurs courantes
      3. Mesures Covid-19

      Préparez votre installation des semaines à l'avance

      1. Assurez-vous d'une bonne connexion Wifi/4G sur le site.

      Avant le début d'un événement, assurez-vous toujours que vous disposez d'une connexion WiFi :

        1. Stable
        2. Puissante
        3. Protégée par un mot de passe

      Testez la qualité et la puissance de votre wifi avec votre équipement (téléphones, ordinateurs, imprimante, scanners, etc.). Vous pouvez également évaluer la vitesse de votre connexion en cliquant ici.

      Ne partagez pas cette connexion WiFi avec les participants pendant l'événement/activité.

      Si votre connexion est faible, vous pouvez obtenir un hotspot 4G. Vous trouverez plus d'informations sur la borne Wifi 4G dans cet article.

      2. Gestion et placement du matériel

      Prenez le temps d'analyser vos besoins, en fonction de la taille et du lieu de votre événement/activité. Assurez-vous d'avoir tout le matériel dont vous avez besoin, plusieurs semaines avant l'événement, pour éviter d'être pris de court. Vous trouverez ci-dessous quelques équipements qu'il peut être important d'avoir sous la main :

      • Téléphones portables
      • Imprimante et consommables (papier et encre)
      • Ordinateurs portables
      • Rallonges électriques
      • Hotspot 4G ou autres sources WiFi
      • Chargeurs de batterie pour appareils électroniques

      Le tableau ci-dessous vous donne une indication de la quantité de matériel dont vous avez besoin pour votre événement.

      Les chiffres ne sont donnés qu'à titre indicatif ! Notez également qu'il est toujours plus sûr d'avoir du matériel supplémentaire sous la main en cas de besoin.

        0 - 300 participants 300 - 600 participants 600 - 1000 participants
      Scanners                   2                      3                       4
      Ordinateurs                    2                       2                       3
      Imprimante(s)                   1                       2                       2


      Prévoyez dès le départ l'emplacement des appareils électroniques (imprimantes, scanners, ordinateurs portables, etc.). Ces appareils consommeront beaucoup d'énergie. Veillez donc à les installer à proximité d'une source d'alimentation ou à utiliser des câbles d'extension.

      Si vous n'avez pas ou pas assez d'appareils/équipements/consommables disponibles, vous pouvez en louer chez nous pour des durées variables. Jetez un coup d'œil à notre site web (défilez jusqu'en bas) et contactez-nous à customer.success@smeetz.com pour obtenir une offre.

      Nous ne louons pas de lecteur de cartes. Si vous prévoyez d'accepter les cartes de crédit comme mode de paiement sur place, veillez à contacter un fournisseur à l'avance. Vous pouvez consulter les lecteurs de cartes SumUp.

      3. Planification et gestion du personnel

      Assurez-vous de disposer d'un nombre suffisant de membres du personnel pour vendre et scanner les billets sur place.

      Le tableau ci-dessous vous donne une indication de la quantité de personnel dont vous avez besoin pour votre événement. Les chiffres sont donnés à titre indicatif !

        0 - 300 participants 300 - 600 participants  600 - 1000 participants 
      Point-de-vente                  2                     2                       3
      Scanner                  2                     4                       6

      Vous devrez donner aux membres de votre équipe un accès à votre compte Smeetz for Business et vous assurer qu'ils sont prêts pour l'événement/activité. Pour ce faire, veuillez suivre ces étapes :

      1. Accordez l'accès à votre personnel. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.

      Veillez à ce qu'il y ait au moins un responsable des ventes/ manager à l'entrée, car l'accès à la liste des participants peut être nécessaire.

        2.   Aidez-les à installer Smeetz for Business sur l'écran principal de leur téléphone portable,
              pour faciliter le processus de connexion. Vous trouverez plus d'informations dans
             cet article.

        Quelques heures avant l'événement

        1. Formez vos équipes

        • Donnez à votre personnel les informations de connexion (email et mot de passe)
        • Formez votre personnel à l'utilisation du point de vente et/ou du scanner.

        Nous recommandons de faire d'au moins un membre du personnel un expert dans son rôle grâce à une formation approfondie. De cette façon, il devient le premier point de référence pour tous les autres membres du personnel.

        2. Configurez et testez le scanner

        Le scannage peut être effectuée avec plusieurs appareils, tels que des téléphones mobiles, des tablettes ou des scanners professionnels:

        • Utilisation des téléphones mobiles : vous trouverez plus d'informations dans cet article.
        • Utilisation du scanner Zebra TC21 : vous trouverez plus d'informations dans cet article.

        Nous vous recommandons de tester vos scanners plusieurs jours à l'avance et de former votre personnel à leur utilisation.

        3. Configurez et testez l'imprimante

        Si vous vendez des billets sur place, vous pouvez avoir besoin d'imprimer des billets avec une imprimante thermique (Zebra ZD420).
        Pour la configurer, veuillez suivre les étapes énumérées dans cet article.

        • Effectuez un test pour savoir si le papier a été inséré correctement : il suffit d'appuyer sur le bouton situé entre le bouton pause et le signe X
                    
        • Vérifiez si le ticket s'imprime proprement en achetant un ticket test.

        Pour créer un ticket test :
        1. Créez un ticket qui est gratuit. Faites attention à ne pas oublier de l'archiver après vos tests.
        2. Ne le rendez pas disponible pour la vente en ligne, en décochant la disponibilité en ligne dans les réglages du ticket.
        3. Allez sur le POS et achetez ce ticket. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
        4. Une fois le ticket vendu, l'option d'impression du ticket apparaîtra. Sélectionnez-la et un ticket sera automatiquement imprimé.

        À faire et ne pas faire

        1. Bonnes pratiques

        • Imprimez des QR Codes à placer à l'entrée
          Ils redirigent les acheteurs vers le flux de réservation en ligne et rendent ainsi la file d'attente plus fluide. Vous pouvez générer un QR Code ici.
        • Imprimez les logins et mots de passe pour aider vos collaborateurs et éviter une éventuelle perte de temps.
        • Le contrôle du certificat Covid doit être effectué avant le contrôle des billets, afin que tout soit fait de manière stricte et rapide. Des voies séparées sont recommandées

        2. Erreurs courantes

        • Paramètres du scanner
          Veuillez vous assurer que les paramètres du scanner sont corrects avant de scanner des billets ou d'effectuer des tests.
          Veuillez charger vos scanners avant l'événement afin de garantir une utilisation tout au long de la journée.
        • Équipement
          Nous vous conseillons de tester tous vos équipements avant l'événement et de les charger complètement pour le début de l'événement.
        • Connexion Wifi/4G
          Veillez à garder le hotspot 4G à côté des appareils que vous utilisez et prévoyez-en un supplémentaire en stock en cas d'urgence. De même, un wifi public est un plus pour les invités qui ont besoin de télécharger leur billet.
          N'oubliez pas d'avoir des rallonges et des prises à proximité pour garder votre hotspot chargé.
        • Ordinateur portable/tablette
          Prévoyez toujours un ordinateur portable ou une tablette sur place, même si vous ne vendez qu'en ligne. Vous pouvez avoir besoin de consulter la liste des participants pour aider les invités ou effectuer des vérifications.
        • Formation du personnel
          Prenez le temps de former votre personnel avant l'événement, afin d'éviter les erreurs de dernière minute. Nous vous recommandons de demander à votre personnel de venir sur place au moins 2 heures avant le début de l'événement.
          N'oubliez pas de donner à votre équipe un accès à smeetz et de créer des mots de passe faciles à retenir.
        • Fluidité de l'entrée
          Nous vous recommandons d'indiquer à vos invités (par communication ou par affichage) quel(s) document(s) présenter à l'entrée. Avoir plusieurs entrées permet également de fluidifier le trafic.

         

        3. Mesures COVID-19 

        Les mesures et obligations de Covid-19 sont mises à jour régulièrement et dépendent du lieu et de la source de votre événement/activité.

        Veuillez vous assurer d'analyser vos propres besoins avant l'événement, concernant:

        • Les membres supplémentaires du personnel
        • Le matériel supplémentaire (par exemple, pour scanner les certificats Covid)
        • La vente de masques à l'entrée
        • ... etc. 
        Smeetz n'est pas responsable du respect de ces mesures, et nous vous conseillons de les prendre sérieusement en considération.