Führer vor Ort
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      Vor-Ort Handbuch für Veranstaltungen

      Dieser Artikel beschreibt, wie Sie sich vor Ihrer Veranstaltung richtig einrichten.

      Planen Sie Ihre Vorbereitungen Wochen im Voraus

      1. Gewährleisten Sie eine starke WiFi-Verbindung vor Ort
      2. Verwalten Sie die benötigte technische Ausstattung und deren Anbringung
      3. Planen und betreuen Sie Ihr Personal

      Stunden vor der Veranstaltung

      1. Schulen Sie Ihr Personal und Managementteam
      2. Einrichten und Testen des Scanners
      3. Einrichten und Testen des Druckers

      "Do's and Don'ts"

      1. Beste Praktiken
      2. Häufige Fehler
      3. Covid-19-Maßnahmen

      Planen Sie Ihre Vorbereitungen Wochen im Voraus

      1. Gewährleisten Sie eine starke WiFi-Verbindung vor Ort

      Vergewissern Sie sich vor dem Start einer Veranstaltung immer, dass Sie eine WiFi-Verbindung haben, die:

        1. Stabil
        2. Stark
        3. Passwortgeschützt

      Testen Sie die Qualität und Stärke Ihrer WiFi-Verbindung mit Ihren Geräten (z. B. Telefon, Computer, Drucker, Scanner). Hier können Sie auch die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung testen.

      Geben Sie diese WiFi-Verbindung während der Veranstaltung/Aktivität nicht an deren Teilnehmer weiter.

      Wenn Ihre Verbindung schwach ist, können Sie einen 4G-Hotspot erhalten. Weitere Informationen über das 4G-Wifi-Terminal finden Sie in diesem Artikel.

      2. Verwalten Sie die benötigte technische Ausstattung und deren Anbringung

      Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihren Bedarf zu analysieren, abhängig von der Größe und dem Ort Ihrer Veranstaltung/Aktivität. Vergewissern Sie sich schon Wochen vor der Veranstaltung, dass Sie alle benötigten Geräte haben, damit Sie nicht in einen Engpass geraten. Im Folgenden finden Sie einige Materialien, die Sie unbedingt vorrätig haben sollten:

      • Handys
      • Drucker und Verbrauchsmaterial (Papier und Tinte)
      • Laptops
      • Verlängerungskabel
      • 4G-Hotspot oder andere WiFi-Quellen
      • Batterieladegeräte für elektronische Geräte 

      Die unten stehende Tabelle gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, wie viel Material Sie für Ihre Veranstaltung benötigen.

      Die Angaben sind nur Richtwerte! Beachten Sie auch, dass es immer sicherer ist, zusätzliches Material vorrätig zu haben. 

        0 - 300 Teilnehmer 300 - 600 Teilnehmer 600 - 1000 Teilnehmer

      Scanner

      		 2 3 4
      Laptops 2 2 3
      Drucker 1 2 2

      Planen Sie frühzeitig die Anordnung der elektronischen Geräte (Drucker, Scanner, Laptops usw.). Diese Geräte werden viel Akku verbrauchen, stellen Sie sie daher in der Nähe einer Stromquelle auf oder verwenden Sie Verlängerungskabel.

      Wenn Sie keine oder nicht genügend Geräte/Ausrüstungen/Verbrauchsmaterialien zur Verfügung haben, können Sie diese bei uns für unterschiedlich lange Zeiträume mieten. Kontaktieren Sie uns unter customer.success@smeetz.com für ein Angebot.

      Wir vermieten keine Kartenlesegeräte. Wenn Sie planen, Karten als Zahlungsmittel vor Ort zu akzeptieren, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus einen Anbieter kontaktieren. Sie können sich zum Beispiel die Kartenleser von SumUp ansehen.

      3. Planen und betreuen Sie Ihr Personal

      Stellen Sie sicher, dass genügend Personal für den Verkauf und das Scannen der Tickets vor Ort zur Verfügung steht.

      Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, wie viel Personal Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Die Zahlen sind nur Richtwerte! 

        0 - 300 Teilnehmer 300 - 600 Teilnehmer 600 - 1000 Teilnehmer
      Point-of-Sale 2 2 3
      Scanner 2 4 6

      Sie müssen Ihren Mitarbeitern Zugang zu Ihrem Smeetz for Business-Konto geben und sicherstellen, dass sie für die Veranstaltung/Aktivität vorbereitet sind. Um dies zu tun, folgen Sie bitte diese beiden Schritte:

      1. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern Zugang. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

      Bitte stellen Sie sicher, dass sich mindestens 1 Verkäufer-Manager am Eingang befindet, da eventuell ein Zugriff auf die Teilnehmerliste erforderlich ist. 

      2. Helfen Sie ihnen, Smeetz for Business auf dem Hauptbildschirm ihres Mobiltelefons zu installieren, um den Scanvorgang zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

      Stunden vor der Veranstaltung

      1. Schulen Sie Ihr Personal und Managementteam

      • Geben Sie Ihrem Personal Login-Informationen (E-Mail und Passwort)
      • Schulen Sie Ihr Personal in der Bedienung der Kasse und/oder des Scanners 

      Wir empfehlen, mindestens einen Mitarbeiter durch umfangreiche Schulungen zum Experten in seiner Rolle zu machen. Auf diese Weise wird er zur ersten Anlaufstelle für alle anderen Mitarbeiter.

      2. Einrichten und Testen des Scanners

      Das Scannen kann mit mehreren Geräten erfolgen, z. B. mit Mobiltelefonen, Tablets oder professionellen Scannern:

      • Verwendung von Mobiltelefonen: Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel
      • Verwendung von Zebra TC21-Scannern: Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel

      Wir empfehlen Ihnen, Ihre Scanner schon Tage vorher zu testen und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Scanner zu schulen

      3. Einrichten und Testen des Druckers

      Wenn Sie Tickets vor Ort verkaufen, müssen Sie möglicherweise Tickets mit einem Thermodrucker (Zebra ZD420) drucken.

      Um diesen einzurichten, folgen Sie bitte den in diesem Artikel aufgeführten Schritten.

      Stellen Sie sicher, dass Sie den Drucker vor dem Verkaufsstart testen:

      • Testen Sie, ob das Papier richtig eingelegt ist: Drücken Sie einfach die Taste, die sich zwischen der Taste eines Pausenzeichens und dem X-Zeichen befindet
      • Testen Sie, ob das Ticket sauber gedruckt wird, indem Sie ein Testticket kaufen.

        Erstellen eines Testtickets:

        1. Erstellen Sie ein Ticket, das kostenlos ist. Achten Sie darauf, dass Sie nicht vergessen, es danach zu archivieren
        2. Machen Sie es nicht für den Online-Verkauf verfügbar, indem Sie das Häkchen bei Online-Verfügbarkeit auf dem Ticket entfernen
        3. Gehen Sie an die Kasse (POS) und kaufen Sie dieses Ticket. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
        4. Sobald ein Ticket verkauft wurde, erscheint die Option, das Ticket zu drucken. Wählen Sie diese aus und es wird automatisch ein Ticket gedruckt.

        "Do's and Don'ts"

        1. Beste Praktiken

        • Drucken Sie QR-Codes, um sie am Eingang zu platzieren.
          So können die Teilnehmer, die noch kein Ticket haben Ihr Ticket ebenfalls online kaufen und die Warteschlange wird somit flüssiger
          QR-Codes können Sie hier generieren.
        • Drucken Sie Logins und Passwörter aus, um Ihren Mitarbeitern zu helfen und einen möglichen Zeitverlust zu verhindern.
        • Die Kontrolle des Covid-Zertifikats sollte vor der Ticketkontrolle erfolgen, damit alles genau und schnell abläuft. Getrennte Linien werden empfohlen

        2. Häufige Fehler

        • Scanner-Einstellungen
          Bitte stellen Sie sicher, dass die Einstellungen des Scanners korrekt sind, bevor Sie Tickets scannen oder Tests durchführen.
          Bitte laden Sie die Scanner vor Ihrer Veranstaltung auf, um eine ganztägige Nutzung zu gewährleisten. 
        • Geräteausstattung
          Wir empfehlen Ihnen, alle Ihre Geräte vor der Veranstaltung zu testen und für den Beginn der Veranstaltung vollständig aufzuladen. 
        • Wifi/4G-Verbindung
          Achten Sie darauf, den 4G-Hotspot in der Nähe der von Ihnen genutzten Geräte aufzubewahren und planen Sie einen zusätzlichen Hotspot für den Notfall ein. Auch ein öffentliches Wifi ist ein Plus für Gäste, die ihr Ticket herunterladen müssen. 
          Vergessen Sie nicht, Verlängerungskabel und Steckdosen in der Nähe zu haben, damit Ihr Hotspot aufgeladen bleibt.
        • Laptop/Tablet
          Planen Sie immer einen Laptop oder ein Tablet vor Ort ein, auch wenn Sie nur online verkaufen. Möglicherweise müssen Sie die Teilnehmerliste überprüfen, um Gästen zu helfen oder Verifizierungen durchzuführen.
        • Ausbildung des Personals
          Nehmen Sie sich genügend Zeit, um Ihr Personal vor der Veranstaltung zu schulen, um Hektik und Fehler in letzter Minute zu vermeiden. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Personal mindestens 2 Stunden vor Beginn der Veranstaltung vor Ort zu bitten. 
          Denken Sie daran, Ihrem Team Zugang zu Smeetz zu geben und leicht zu merkende Passwörter zu erstellen
        • Reibungsloser Einlass
          Wir empfehlen Ihnen, Ihre Gäste (durch Kommunikation oder Plakate) darauf hinzuweisen, welches Dokument sie am Eingang vorzeigen sollen. Wenn Sie mehrere Eingänge haben, können Sie auch den Besucherstrom verbessern.

         

        3. COVID-19 Maßnahmen 

        Covid-19 Maßnahmen und Verpflichtungen werden regelmäßig aktualisiert und sind abhängig vom Ort und der Quelle Ihrer Veranstaltung/Aktivität.

        Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren eigenen Bedarf vor der Veranstaltung analysieren, bezüglich:

        • Zusätzliches Personal
        • Zusätzliche Ausrüstung (z.B.: zum Scannen von Covid-Zertifikaten)
        • Verkauf von Masken am Eingang
        • ... u.s.w.
        Smeetz ist nicht für die Einhaltung dieser Maßnahmen verantwortlich, und wir raten Ihnen, diese sorgfältig zu berücksichtigen.