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Mit Haftungserklärungen erfassen Sie rechtsverbindliche Einwilligungen aller Gäste, die an einer risikobehafteten Aktivität teilnehmen. Sie sind digital, nachverfolgbar und mit dem richtigen Kundendatensatz verknüpft. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Haftungserklärungen aktivieren, Ihre Vorlage erstellen, den Signatur-Link teilen, den Status am Eingang prüfen und unterschriebene Kopien mit Buchungen verknüpfen.
1. Was Haftungserklärungen sind und die wichtigsten Regeln
Eine Haftungserklärung ist ein Verzichtsformular, das Ihre Kundinnen und Kunden vor einer Aktivität unterschreiben (Klettern, Karting, Kinderspielbereich, Trampolin, Axtwerfen usw.). Smeetz-Haftungserklärungen sind vollständig digital.
Vier Punkte, die Sie vor der Einrichtung kennen sollten:
Haftungserklärungen funktionieren mit oder ohne Bestellung. Ein Gast kann Tage vor dem Besuch im Voraus unterschreiben, vor Ort ohne Buchung unterschreiben oder aus einer Buchungsbestätigungs-E-Mail unterschreiben. Sie müssen eine Haftungserklärung beim Unterschreiben nicht zwingend an eine Buchung koppeln.
Das Unterschreiben blockiert nie die Kasse. Der Buchungsablauf bleibt unverändert. Aufforderungen zum Unterschreiben erscheinen nach der Zahlung, in der Bestätigung und in der E-Mail, niemals als Schranke vor der Bezahlung.
Eine aktive Vorlage pro Veranstalter. Sie können sie jederzeit bearbeiten. Bereits unterschriebene Haftungserklärungen behalten jedoch eine Momentaufnahme der unterschriebenen Version und werden nie rückwirkend geändert.
Haftungserklärungen laufen ab. Sie legen fest, wie lange eine Unterschrift gültig bleibt (zum Beispiel 12 Monate). Abgelaufene Haftungserklärungen werden dauerhaft zur Prüfung aufbewahrt, beim Check-in jedoch als ungültig behandelt.
2. Haftungserklärungen für Ihren Veranstalter aktivieren
📌 Pfad: app.smeetz.com > Einstellungen > Haftungserklärungen
Haftungserklärungen werden über einen Schalter auf Veranstalterebene gesteuert. Wenn er aus ist:
Sie können Haftungserklärungen für Produkte oder Tickets nicht erforderlich machen.
Buchungs-E-Mails enthalten keine Aufforderung zur Unterschrift, der Kunde wird jedoch in einer separaten E-Mail nach Abschluss der Buchung zur Unterschrift aufgefordert.
Wenn Sie ihn aktivieren, verwendet Smeetz Ihre aktive Vorlage (oder führt Sie durch die Erstellung einer Vorlage, falls Sie noch keine haben). Die Einstiegspunkte zum Unterschreiben (gehostete Seite, Widget, QR) werden verfügbar, und das Personal kann mit der Statusprüfung am Eingang beginnen.
3. Eine Vorlage erstellen und veröffentlichen
📌 Pfad: app.smeetz.com > Katalog > Haftungserklärungen > Vorlagen anzeigen
Die Vorlage definiert, was Ihre Kundinnen und Kunden sehen und unterschreiben.
Das Panel Vorlagen, geöffnet über Katalog > Haftungserklärungen > Vorlagen anzeigen. Der Schalter neben jeder Vorlage markiert die aktive Vorlage.
3.1. Inhalt der Haftungserklärung
Schreiben Sie Ihre Bedingungen, medizinischen Klauseln und Einwilligungen im Rich-Text-Editor. Sie können Bestätigungsabschnitte hinzufügen: explizite Checkbox-Aussagen, die der Gast vor dem Absenden ankreuzen muss. Standardtexte sind vorausgefüllt; passen Sie sie an die rechtlichen Anforderungen Ihres Standorts an.
3.2. Identitätsfelder
Wählen Sie für jedes Feld einen der drei Status:
Sichtbar: angezeigt, aber optional.
Optional: angezeigt und überspringbar.
Pflicht: blockiert das Absenden, bis es ausgefüllt ist.
Immer Pflichtfelder: Vorname, Nachname, E-Mail, Geburtsdatum.
Konfigurierbare Felder: Telefon, Ausweisnummer, Adresse.
⚠️ Altersregel: Das Geburtsdatum des unterschreibenden Erwachsenen muss 18 Jahre oder älter ergeben. Gäste unter 18 können nicht für sich selbst unterschreiben. Sie müssen als Minderjährige unter einem Erwachsenen hinzugefügt werden.
3.3. Minderjährige
Aktivieren Sie diese Option, wenn an Ihrem Standort Erwachsene für Kinder unterschreiben. Nach Aktivierung kann der Unterzeichnende „Nur ich" oder „Ich und Minderjährige" wählen und mehrere Minderjährige in derselben Haftungserklärung erfassen. Jeder Minderjährige wird mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum und optional einer Ausweisnummer erfasst.
✅ Ein Erwachsener kann alle seine Minderjährigen mit einer einzigen Unterschrift abdecken. Kommt derselbe Minderjährige später mit einer anderen Begleitperson, ist eine neue Haftungserklärung unter dieser neuen Begleitperson erforderlich.
3.4. Signaturmethode
Wählen Sie eine Variante:
Handschriftliche Unterschrift: Der Gast unterschreibt auf einer Touchscreen-Fläche. Ideal für Tablets am Empfang.
Checkbox: ein einzelnes „Ich stimme zu"-Kästchen. Ideal für schnelle Online-Abläufe.
3.5. Marketing-Einwilligung (optional)
Fügen Sie dem Formular eine Marketing-Einwilligungs-Checkbox hinzu. Der Text ist konfigurierbar. Die Einwilligung wird im Kundenprofil gespeichert und kann später in Ihrer Kundenliste gefiltert werden.
⚠️ Die Marketing-Checkbox ist niemals vorausgewählt. Compliance erfordert eine ausdrückliche Einwilligung.
3.6. Gültigkeitsdauer
Legen Sie fest, wie lange eine unterschriebene Haftungserklärung ab dem Zeitpunkt der Unterschrift gültig bleibt (zum Beispiel 1 Jahr). Das Ablaufdatum erscheint auf der unterschriebenen Kopie und auf dem PDF.
3.7. Veröffentlichen, bearbeiten, ersetzen
Es ist immer nur eine Vorlage aktiv. Sie können:
Die aktive Vorlage bearbeiten: Änderungen gelten nur für neue Unterschriften ab diesem Zeitpunkt.
Die aktive Vorlage durch eine neue Version ersetzen. Auch hier nutzen nur neue Unterschriften die neue Version.
Jede zuvor unterschriebene Haftungserklärung mit dem genauen Inhalt einsehen, gegen den sie unterschrieben wurde.
4. Den Signatur-Link mit Ihren Kunden teilen
Haftungserklärungen lassen sich von sechs Einstiegspunkten aus unterschreiben. Ihre Vorlage erzeugt sie alle automatisch.
Buchungsbestätigungs-E-Mail: Enthält eine Bestellung einen Artikel mit Pflicht-Haftungserklärung, fügt die E-Mail einen Abschnitt „Haftungserklärung erforderlich, vor Ankunft unterschreiben" mit einem CTA-Button und einer Fallback-URL ein. Vorab-Befüllung per E-Mail funktioniert ebenfalls (
?email=,?order_id=).Buchungsbestätigungsseite: nach der Zahlung eine nicht blockierende Aufforderung mit dem Signatur-CTA.
Gehostete Signatur-Seite: eine öffentliche Smeetz-URL im Format
https://waiver.smeetz.com/de-DE?tempid={Vorlagen-ID}. Teilen Sie sie überall: eigene E-Mails, SMS, Druckmaterialien.Website-Widget: ein Button zum Einbetten auf Ihrer eigenen Website. Öffnet die gehostete Signatur-Seite.
QR-Code: automatisch auf Veranstalterebene erzeugt. Drucken Sie ihn am Empfang aus, zeigen Sie ihn auf einem Tablet, kleben Sie ihn an Kioske. Personal kann auch gastspezifische QR-Codes mit vorausgefüllter E-Mail oder Bestell-ID erzeugen.
Vom Personal geteilter Link: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann den Signatur-Link aus dem Backoffice per E-Mail oder SMS direkt an einen Gast senden.
Alle Einstiegspunkte laden dieselbe aktive Vorlage und unterstützen den Sprachwechsel.
5. Was der Kunde erlebt
Unabhängig vom Einstiegspunkt verläuft der Ablauf so:
Der Inhalt der Haftungserklärung wird vollständig angezeigt, mobiloptimiert.
Der Gast füllt die Pflichtfelder zur Identität aus.
Der Gast wählt „Nur ich" oder „Ich und Minderjährige" und fügt bei Bedarf Minderjährige hinzu.
Der Gast hakt alle erforderlichen Bestätigungen an.
Der Gast willigt optional in Marketing ein.
Der Gast unterschreibt (Checkbox oder handschriftlich, je nach Vorlage).
Eine Bestätigungsseite zeigt an, dass die Haftungserklärung empfangen wurde, mit einem QR-Code der unterschriebenen Kopie.
Eine PDF-Kopie wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
Das kundenseitige Haftungserklärungs-Formular mit ausgefüllten Identitätsfeldern. Über die Schaltfläche + Add dependent kann der Unterzeichnende vor dem Signieren Minderjährige hinzufügen.
Bestätigungsseite nach der Unterschrift mit der Meldung „Eine unterschriebene Kopie wurde gesendet an …" und einem QR-Code zum Scannen durch das Personal.
Die E-Mail mit der unterschriebenen Kopie und dem Button Haftungserklärung herunterladen (PDF).
✅ Eine Unterschrift erstellt oder aktualisiert automatisch den passenden Kundendatensatz (Abgleich per E-Mail). Es entstehen keine Duplikate. Minderjährige werden ausschließlich auf der Haftungserklärung gespeichert und werden nicht zu eigenständigen Kundendatensätzen.
6. Haftungserklärungen am Eingang prüfen (POS und vor Ort)
Das ist die operative Seite der Funktion: was Ihr Personal am Einlass macht.
6.1. Status der Haftungserklärung beim Check-in
📌 Pfad: Point-of-sale > Buchung öffnen oder Ticket scannen
Wenn das Personal ein Ticket scannt oder eine Buchung öffnet, zeigt der POS den Haftungserklärungs-Status des Gasts:
✅ Unterschrieben (gültig): einlassen.
⚠️ Unterschrieben (abgelaufen): zuvor unterschrieben, aber außerhalb des Gültigkeitszeitraums. Als ungültig behandeln.
❌ Nicht unterschrieben: Personal kann den Einlass blockieren, den Signatur-Link per E-Mail senden oder den QR-Code zur sofortigen Erledigung anzeigen.
6.2. Haftungserklärungen aus dem Backoffice nachschlagen
📌 Pfad: app.smeetz.com > Katalog > Haftungserklärungen
Das Personal kann alle unterschriebenen Haftungserklärungen nach E-Mail, Name oder Telefon durchsuchen. Beim Öffnen eines Datensatzes sehen Sie, wer unterschrieben hat, welche Minderjährigen erfasst sind, die Signaturmethode, die Daten von Unterschrift und Ablauf sowie das unterschriebene PDF.
Filter zur Navigation:
Vorlage
Kunde
Datum der Unterschrift
Ablaufdatum
Status (Gültig, Abgelaufen)
7. Eine unterschriebene Haftungserklärung mit einer bestimmten Buchung verknüpfen
Bei Laufkundschaft oder POS-Buchungen sind Haftungserklärung und Buchung nicht automatisch verbunden. Sie verknüpfen sie selbst, damit der Buchungsdatensatz die zugehörige Haftungserklärung anzeigt.
7.1. Buchung im POS erstellen
📌 Pfad: app.smeetz.com > Erstellen > Verkauf erstellen
Kunden anlegen oder suchen.
Produkt und Tickettyp auswählen.
Datum, Zeitfenster und Menge wählen.
Zahlung hinzufügen, dann auf Bestellung abschließen klicken.
Dialog „Buchung bestätigt" nach Abschluss eines POS-Verkaufs.
7.2. Die unterschriebene Haftungserklärung verknüpfen
📌 Pfad: Bestellung > Tab Haftungserklärungen
Öffnen Sie die Bestellung über Bestellungen > Abgeschlossene Bestellungen oder den Link im Bestätigungsdialog.
Klicken Sie im linken Menü der Bestellung auf Haftungserklärungen.
Klicken Sie auf Haftungserklärungen hinzufügen.
Suchen Sie nach Kundenname, Titel oder Datum.
Klicken Sie in der passenden Zeile auf Verknüpfen.
Der Suchdialog Unterschriebene Haftungserklärung hinzufügen.
⚠️ Hier erscheinen nur Haftungserklärungen, die gegen denselben Veranstalter unterschrieben wurden. Wenn Sie die gewünschte nicht finden, prüfen Sie, ob der Gast die richtige Vorlage unterschrieben hat.
7.3. Verknüpfung prüfen
Die Haftungserklärung erscheint nun im Tab Haftungserklärungen der Bestellung mit Erklärung-ID, Kundenname, Datum der Unterschrift und einer Aktion Trennen, falls Sie die Verknüpfung rückgängig machen möchten.
Tab „Haftungserklärungen" mit einer verknüpften Erklärung und der Aktion Trennen.
8. Gut zu wissen
Versionierung erfolgt automatisch. Jede unterschriebene Haftungserklärung speichert eine Momentaufnahme von Vorlagentext und Feldern zum Zeitpunkt der Unterschrift. Spätere Änderungen schreiben die Historie nie um.
Abgelaufene Haftungserklärungen bleiben gespeichert. Dauerhaft zur Prüfung aufbewahrt, beim Check-in jedoch als ungültig betrachtet.
Kunden entstehen aus Unterschriften. Ein Gast, der unterschreibt, ohne je gebucht zu haben, erscheint dennoch in Ihrer Kundenliste.
Marketing-Einwilligung gehört zum Kunden. Eine Einwilligung aus einer Haftungserklärung erscheint im Kundenprofil und ist in Ihren Marketing-Segmenten nutzbar.
Erinnerungs-E-Mails für ablaufende Haftungserklärungen sind für ein zukünftiges Release vorgesehen.
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