Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter digitaler Rechnungsdatensatz, der direkt zwischen Softwaresystemen ausgetauscht wird. Anstelle eines PDFs, das jemand manuell liest und eingibt, ist eine E-Rechnung eine maschinenlesbare Datei, die direkt in der Buchhaltungssoftware Ihres Kunden ankommt — automatisch, ohne manuelle Eingabe auf beiden Seiten.
Nicht jede in Smeetz erstellte Rechnung wird als E-Rechnung versendet. Nur B2B-Rechnungen werden elektronisch übermittelt. Die Zustellung erfolgt über Storecove, einen zertifizierten globalen E-Invoicing-Anbieter.
Eine Rechnung gilt als B2B-Rechnung, wenn das Kundenprofil eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält.
Wie funktioniert die Zustellung?
Wenn eine B2B-Rechnung erstellt wird, sendet Smeetz sie an Storecove. Storecove prüft dann die Kundendaten und ermittelt automatisch die beste Zustellmethode — Sie müssen nichts unternehmen.
Storecove liefert wenn möglich über das PEPPOL-Netzwerk. PEPPOL ist ein globales Netzwerk, das Unternehmen für den sicheren elektronischen Dokumentenaustausch verbindet. Ein Unternehmen, das „auf PEPPOL" ist, hat seine Buchhaltungssoftware im Netzwerk registriert, sodass Rechnungen innerhalb von Sekunden direkt in sein System eingehen — ohne E-Mail, ohne manuelle Eingabe. PEPPOL ist bereits aktiv oder wird in Belgien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und vielen anderen Ländern verpflichtend eingeführt.
Dies sind die Regeln, die wir beim Versand einer E-Rechnung befolgen:
Kunde hat eine USt-IdNr. und eine Adresse hinterlegt und ist im PEPPOL-Netzwerk → E-Rechnung wird direkt über PEPPOL in das Buchhaltungssystem des Kunden zugestellt. Es wird keine E-Mail gesendet.
Kunde hat eine USt-IdNr. und eine Adresse hinterlegt, ist aber nicht im PEPPOL-Netzwerk → E-Rechnung wird per E-Mail gesendet.
Kunde hat eine USt-IdNr., aber keine Adresse hinterlegt → Die E-Rechnung schlägt fehl.
Kunde hat keine USt-IdNr. (unabhängig von der Adresse) → Wird als B2C-Rechnung behandelt; es wird keine E-Rechnung erstellt.
Kundendatensatz enthält keine Daten → Die Rechnungserstellung schlägt in Smeetz fehl. Das Kundenprofil muss ausgefüllt sein, bevor eine Rechnung generiert werden kann.
Smeetz prüft die PEPPOL-Registrierung automatisch anhand der USt-IdNr. des Kunden. Sie müssen dies nicht manuell überprüfen.
Auf der Rechnungsseite sehen Sie die neuen Felder „E-Invoicing-Konformität", einschließlich Status, E-Rechnungs-ID, Einreichungsdatum und herunterladbaren Dokumenten (Raw-E-Mail und XML-Format):
Wichtiger Hinweis:
Wenn die Rechnung nicht der E-Invoicing-Pflicht unterliegt (d. h. der Kunde hat keine USt-IdNr.), bleiben diese Felder leer.
E-Rechnungsstatus
Jede Rechnung verfügt über einen aktuellen E-Invoicing-Status, der auf der Rechnungsdetailseite angezeigt wird.
Farbe | Statuscode | Bedeutung |
🔘 Grau — Ausstehend / Wartend |
|
|
Grau | PENDING | Noch nicht eingereicht / wartet auf Verarbeitung |
🟡 Gelb — In Bearbeitung / Aufmerksamkeit erforderlich |
|
|
Gelb | IN_PROCESS | Wird derzeit vom E-Rechnungsnetzwerk verarbeitet |
Gelb | UNDER_QUERY | Der Empfänger hat Rückfragen zur Rechnung |
Gelb | CONDITIONALLY_ACCEPTED | Akzeptiert mit Bedingungen oder Vorbehalten |
🟢 Grün — Erfolgreich |
|
|
Grün | ACCEPTED | Erfolgreich vom Empfänger akzeptiert |
Grün | CLEARED | Zur Zahlung freigegeben |
Grün | SUCCEEDED | Zustellung / Verarbeitung erfolgreich |
Grün | ACKNOWLEDGED | Empfang vom Empfänger bestätigt |
Grün | PARTIALLY_PAID | Teilzahlung eingegangen |
Grün | PAID | Vollständig bezahlt |
🔴 Rot — Fehler / Fehlgeschlagen |
|
|
Rot | REJECTED | Vom Empfänger abgelehnt |
Rot | FAILED | Zustellung oder Verarbeitung fehlgeschlagen |
Was Sie aktuell halten müssen
Das Storecove-Routing erfolgt vollautomatisch. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass die folgenden Kundenfelder korrekt und vollständig ausgefüllt sind, bevor Sie eine Rechnung erstellen:
Rechtlicher Firmenname
Steuernummer
Rechnungsadresse (Straße, Stadt, Postleitzahl, Land — alle Felder erforderlich)
Kontakt-E-Mail
Fehlt eines dieser Felder, wird die E-Rechnungserstellung blockiert und die E-Invoicing-Konformitätsfelder bleiben leer.
Teilweise oder vollständige Stornierung von Tickets aus der Teilnehmerliste
In der Teilnehmerliste können Sie Tickets teilweise oder vollständig stornieren (über Stornierung und Rückerstattung oder Stornierung und Rückerstattung als Gutschein). Stornierungen, die über diese Liste vorgenommen werden, werden nicht automatisch mit der E-Rechnung synchronisiert. Sie müssen die Rechnung öffnen und auf „Dokument aktualisieren" klicken, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung die Änderung korrekt widerspiegelt.
Stornierungen, die direkt auf der Rechnungsseite vorgenommen werden, werden automatisch mit der E-Rechnung synchronisiert, sofern Sie auf die Schaltfläche „Dokument aktualisieren" klicken.
Was tun, wenn auf einer ausgestellten Rechnung ein Fehler vorliegt?
Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, sind die darin enthaltenen Kundendaten dauerhaft eingefroren. Sie werden nicht aktualisiert, auch wenn Sie das Kundenprofil nachträglich korrigieren. Die fehlerhaften Daten bleiben auf der Rechnung, bis diese storniert und neu ausgestellt wird.
Wenn Sie nach der Ausstellung der Rechnung einen Fehler im Firmennamen, der Steuernummer, der Rechnungsadresse oder der Kontakt-E-Mail feststellen, gehen Sie wie folgt vor:
Rechnung in Smeetz stornieren
Kundenprofil mit den korrekten Daten aktualisieren
Rechnung neu ausstellen — die neue Rechnung enthält die korrigierten Daten
Überprüfen Sie die Kundendaten immer sorgfältig, bevor Sie eine B2B-Rechnung ausstellen, um eine Stornierung und Neuausstellung zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
Mein Kunde sagt, er hat seine E-Rechnung nicht erhalten — was soll ich prüfen?
Öffnen Sie die Rechnung und prüfen Sie den E-Invoicing-Status. Wenn er „Fehlgeschlagen" anzeigt, wenden Sie sich an den Support. Wenn er „Erfolgreich" anzeigt, bitten Sie den Kunden, den Rechnungseingang in seiner Buchhaltungssoftware zu prüfen.
Erhält ein PEPPOL-Kunde auch eine E-Mail-Kopie?
Nein. Wenn Storecove über PEPPOL zustellt, geht die Rechnung direkt in das Buchhaltungssystem des Kunden ein. Es wird keine separate E-Mail versandt.
Kann ich mich für den E-Mail-Versand entscheiden, auch wenn der Kunde auf PEPPOL ist?
Durch Klicken auf „Rechnung senden" können Sie das PDF an Ihren Kunden senden, es wird jedoch nicht erneut über PEPPOL übermittelt.
Die Rechnungserstellung in Smeetz ist fehlgeschlagen — was soll ich tun?
Der Kundendatensatz ist vollständig leer. Öffnen Sie das Kundenprofil, füllen Sie alle Pflichtfelder aus und versuchen Sie erneut, die Rechnung zu generieren.
Die E-Rechnungserstellung ist fehlgeschlagen — was soll ich tun?
Die E-Rechnung schlägt fehl, wenn der Kunde eine USt-IdNr. hat, aber keine Adresse hinterlegt ist (alle vier Felder sind erforderlich: Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land). Stornieren Sie die aktuelle Rechnung, aktualisieren Sie die Kundendaten und stellen Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Daten aus.
Ich habe das Kundenprofil aktualisiert — wird die bestehende Rechnung ebenfalls aktualisiert?
Nein. Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, sind die darin enthaltenen Daten eingefroren. Sie müssen die Rechnung stornieren, das Kundenprofil aktualisieren und sie neu ausstellen.
Ändert sich das generierte Rechnungs-PDF?
Nein. Das Rechnungs-PDF wird nicht aktualisiert und enthält derzeit keine E-Rechnungsinformationen.